Để xác định cơ cấu nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần hiểu rõ định biên nhân sự là gì và quá trình định biên nhân sự được thực hiện như thế nào? Xuất phát từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định tuyển dụng và có kế hoạch với nguồn nhân lực của mình sao cho phù hợp nhất. Nhờ có quá trình theo dõi, lập kế hoạch biên chế nhân sự rõ ràng mà doanh nghiệp sẽ có định hướng phát triển tốt hơn. Hãy cùng Kiến Nghiệp Group tìm hiễu rõ về nội dung này qua bài viết sau đây các bạn nhé.
1. Định biên nhân sự là gì?
Khái niệm định biên nhân sự được hiểu đó là việc xác định một số lượng con người cụ thể với những điều kiện phù hợp về phẩm chất cá nhân và năng lực với vị trí tuyển dụng. Những yêu cầu này nhằm đảm bảo người lao động có thể đáp ứng được khối lượng công việc cho một vị trí cụ thể trong tương lai.
Ví dụ: Trong lĩnh vực khách sạn, hiểu rõ định biên nhân sự là gì sẽ giúp cho việc xác định cơ cấu nguồn nhân lực (xét trên hai mặt là số lượng và chất lượng nhân sự) chính xác nhất. Ngoài ra, định biên nhân sự còn giúp cho quá trình hoạt động, vận hành khách sạn đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Vấn đề định biên nhân sự còn là công việc cần sự phối hợp giữa nhiều phòng ban, đặc biệt là phòng kế toán và nhân sự: Về phía kế toán sẽ có trách nhiệm báo cáo chi phí tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp và đưa ra được những phương án cân đối mức lương thưởng phù hợp. Về phía đội ngũ nhân sự sẽ có trách nhiệm theo sát công việc của các phòng ban khác đang thực hiện. Quá trình này đảm bảo việc nắm bắt được năng lực của nhân sự và cân đối sự phù hợp với mong muốn của doanh nghiệp. Hơn thế, bộ phận nhân sự cần lọc ra những thông tin và số liệu tốt nhất để đưa ra định hướng về nhân sự trong tương lai.
Có thể thấy, việc trả lời câu hỏi: Định biên nhân sự là gì? góp một phần quan trọng của chiến lược nhân sự của doanh nghiệp. Chiến lược nhân sự này phải xuất phát từ chính chiến lược cấp công ty. Bên cạnh đó, định biên nhân sự cũng là một khâu để xác định khối lượng công việc và thời gian hoàn thành khối lượng công việc cụ thể dựa theo kế hoạch kinh doanh, chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
2. Vai trò của định biên nhân sự
Định biên nhân sự có vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Thông qua mẫu định biên nhân sự, doanh nghiệp sẽ biết vận hành sao cho hiệu quả hơn và cũng chính là căn cứ để thực hiện quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân sự theo đúng định hướng. Mục tiêu của định biên nhân sự hướng đến là cung cấp đủ số lượng nhân sự để đáp ứng được tiêu chí trong hoạt động thương mại và kinh doanh, mang về doanh thu cho doanh nghiệp.
Thực hiện định biên nhân sự cũng là cách để nâng cao năng lực và tối ưu hóa nguồn nhân lực sao cho hiệu quả nhất. Từ việc định biên cho phép doanh nghiệp lên được kế hoạch dài hạn và ngắn hạn dựa theo các số liệu thực tế để phục vụ cho tương lai.
Việc định biên nhân sự được đánh giá đã mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng. Trong File định biên nhân sự thường có 3 yếu tố được nhắc đến phổ biến:
- Yếu tố đầu tiên là giúp doanh nghiệp dễ dàng giải quyết được những vấn đề trong nhân sự, tạo dựng cấu trúc công ty khoa học hơn, hợp lý hơn.
- Yếu tố thứ hai là giúp tối đa hóa hiệu quả làm việc của nhân viên, tránh gây lãng phí chi phí trong dây chuyền làm việc.
- Yếu tố thứ ba là bảng định biên nhân sự giúp lập kế hoạch chiến lược nhân sự trong tương lai.
Muốn thực hiện được tốt quá trình định biên nhân sự cần có phương pháp tiêu chuẩn định biên. Để thực hiện được điều đó doanh nghiệp cũng cần phải xây dựng đội ngũ lãnh đạo nhạy cảm để có thể đưa ra được định hướng, chính sách tốt nhất.
DỊCH VỤ CUNG ỨNG NHÂN LỰC CÁC VỊ TRÍ TRÊN TOÀN QUỐC
3. Quy trình xây dựng định biên nhân sự
Sau khi làm rõ định biên nhân sự là gì, doanh nghiệp sẽ đưa ra quy trình xây dựng kế hoạch định biên nhân sự phù hợp. Điều kiện để định biên và quy trình xây dựng định biên nhân sự cụ thể được xác định như sau:
Đối với định biên cấp công ty
- Cần có định hướng cho chiến lược phát triển nhân sự rõ ràng.
- Có kế hoạch kinh doanh cụ thể cùng với khoản ngân sách và các kịch bản thay đổi.
- Qúa trình định biên nhân sự cần được thực hiện theo các nguyên tắc cụ thể
- Định mức và định biên khác nhau như thế nào? Phương pháp tiêu chuẩn định biên là gì? Quá trình định biên nhân sự cần được thực hiện theo các nguyên tắc cụ thể
Đối với cấp bộ phận
- Xác định được hệ thống vị trí công việc, nhiệm vụ của nhân sự và quyền hạn công việc.
- Xác định được tần suất của các nhiệm vụ và quy trình cụ thể để thực hiện công việc một cách tương đối.
- Xác định được mong muốn về mức độ thành thạo và ước tính được kết quả đầu ra của các vị trí.
- Nắm bắt rõ về mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý.
Quy trình xây dựng kế hoạch định biên nhân sự
- Bước 1: Dự báo về nhu cầu nguồn nhân lực
- Bước 2: Phân tích chi tiết thực trạng nguồn nhân lực
- Bước 3: Quyết định việc tăng hoặc cắt giảm nguồn nhân lực hiện có
- Bước 4: Lập kế hoạch chi tiết để thực hiện
- Bước 5: Đánh giá, nghiệm thu việc thực hiện kế hoạch
4. Những nguyên tắc để định biên nhân sự
Muốn có cách tính định biên nhân sự một cách chính xác nhất cần thiết thực hiện theo nguyên tắc được quy định. Bên cạnh thông tin về khái niệm định biên nhân sự là gì thì Kiến Nghiệp Group sẽ chia sẻ 3 nguyên tắc cơ bản mà các doanh nghiệp cần phải nắm được đó là:
Tỷ lệ tương quan
Tỷ lệ tương quan được thể hiện ở chỗ tăng giảm giữa các năm. Tỷ lệ tăng giảm nhân sự theo năm sau sẽ phụ thuộc vào tỷ lệ tăng giảm doanh thu của doanh nghiệp trong năm trước. Ví dụ: Doanh thu của công ty trong năm nay là 50% thì định biên nhân sự của năm sau có thể tăng lên con số 35%.
Ngoài tỷ lệ tương quan theo năm còn có sự tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp và nhóm những nhân sự gián tiếp. Nhóm nhân sự này sẽ là nhân viên và làm việc theo yêu cầu hoặc nhóm nhân sự gián tiếp quản lý. Ví dụ: Nhân sự trực tiếp và gián tiếp của công ty là 55% – 15%, nhóm nhân sự Nhân viên – Quản lý sẽ là 75% – 5%. Tỷ lệ tương quan còn được hiểu đó là tương quan về số tiền chi trả cho các nhóm nhân lực. Nhóm này bao gồm nhóm nhân sự trực tiếp, nhân sự gián tiếp và cả nhóm quản lý, nhân viên.
Định mức lao động
Nhóm nguyên tắc này sẽ được xây dựng dựa vào khối lượng công việc sẽ được áp dụng. Nguyên tắc này thường gắn liền với sản xuất hoặc dịch vụ và tăng lên tương ứng với mức độ thành thạo của người thực hiện công việc. Việc định biên nhân sự giúp cho doanh nghiệp tối ưu chi phí và quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Nguyên tắc định mức lao động còn được xác định theo thông lệ thao tác nghề nghiệp. Xác định theo hệ chỉ tiêu hiệu suất, thường được áp dụng cho khối kinh doanh. Xác định theo đối tượng được phục vụ, áp dụng cho khối gián tiếp.
Tần suất và thời lượng
Để xây dựng công thức tính định biên nhân sự cần áp dụng nguyên tắc về tần suất và thời lượng. Nguyên tắc này dựa theo cơ cấu chức danh, tần suất cũng như thời gian cần thiết để thực hiện nhiệm vụ. Tần suất và thời lượng thường được áp dụng cho khối gián tiếp và có thông lệ tham khảo được giữa các doanh nghiệp.
DỊCH VỤ HEADHUNTER NHÂN SỰ CẤP CAO TOÀN QUỐC
Trên là toàn bộ nội dung thông tin để giải đáp cho câu hỏi: “Định biên nhân sự là gì?”. Từ những thông tin này, hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có thể tính toán được khối lượng công việc cơ bản nhất và phù hợp nhất cho từng nhân sự cụ thể. Đây cũng là yếu tố cơ bản để đưa ra được những điều chỉnh đúng đắn nhất giúp cân bằng giữa các nhóm nhân viên và đưa ra được cơ chế hợp lý nhất cho người lao động.
Mong rằng độc giả sau khi đọc xong bài viết trên đây sẽ có câu trả lời chi tiết nhất về định biên nhân sự là gì và có thêm nhiều thông tin hữu ích về việc hoạch định cũng như quản lý nhân sự của mình một cách tốt nhất.
Kiến Nghiệp Group chúc bạn thành công !