Là một nhà tuyển dụng nhân sự, chắc hẳn bạn cũng đã xây dựng cho mình một phong thái tuyển dụng chuyên nghiệp. Để quá trình tuyển dụng đạt hiệu quả cao thì nắm bắt một vài nghệ thuật phỏng vấn sẽ là điểm cộng.
Để trở thành một nhà tuyển dụng tâm lý, tinh tế thì bạn cần rèn luyện bản thân như thế nào? Có phải tất cả nhân viên phòng nhân sự – HR đều có thể tham gia phỏng vấn ứng viên hay quá trình phỏng vấn xin việc bao gồm những bước nào?
I. Các bước trong quá trình phỏng vấn xin việc
Nếu bạn làm việc trong bộ phận HR và mới bắt đầu phỏng vấn ứng viên lần đầu thì chắc hẳn bạn sẽ phải xây dựng quá trình phỏng vấn theo từng bước cụ thể để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ.
1.1 Bước 1: Người phỏng vấn (NPV) giới thiệu về mình và nói qua về thứ tự phỏng vấn
Đầu tiên, khi người phỏng vấn gặp ứng viên thì việc chào hỏi là điều đương nhiên sẽ diễn ra. Để hai bên hiểu nhau hơn, thì việc người phỏng vấn thuộc bộ phận HR tự giới thiệu về bản thân mình, chức danh để giúp cho ứng viên đỡ bỡ ngỡ và biết mình đang giao tiếp với ai. Sau những thông tin tự giới thiệu, hai bên đã có cái nhìn chung nhất về đối tượng đang giao tiếp thì NPV sẽ nêu quá trình phỏng vấn giúp ứng viên biết được sơ bộ cuộc giao tiếp.
1.2 Bước 2: NPV đặt câu hỏi phù hợp về doanh nghiệp và vị trí công việc
Trong bộ các câu hỏi phỏng vấn, NPV sẽ mở đầu buổi phỏng vấn bằng những câu hỏi về thông tin doanh nghiệp và vị trí công việc. Những câu hỏi phỏng vấn theo dạng thông tin yêu cầu ứng viên có sự tìm hiểu và nghiên cứu về môi trường làm việc của mình trong tương lai. Không những vậy, người phỏng vấn muốn biết rằng bạn đã tìm hiểu về công ty và vị trí công việc của mình sắp tới chưa. Câu trả lời của bạn sẽ thể hiện phần nào phần trăm mong muốn của bạn với công việc này.
1.3 Bước 3: NPV đặt các câu hỏi để kiểm tra độ chính xác của thông tin ứng viên trong hồ sơ
Sau những câu hỏi phỏng vấn về thông tin, người phỏng vấn sẽ đặt các câu hỏi phỏng vấn liên quan đến bộ hồ sơ xin việc của ứng viên. Tại sao trong CV – hồ sơ xin việc đã có đầy đủ thông tin của ứng viên mà người phỏng vấn vẫn chọn các câu hỏi phỏng vấn liên quan?
Những câu hỏi phỏng vấn trên được NPV sử dụng để xác thực xem câu trả lời của ứng viên có trùng khớp với những thông tin đã ghi trong hồ sơ xin việc. Thường qua các câu hỏi phỏng vấn dạng này thì NPV sẽ biết được ứng viên ngồi trước mặt mình có đang nói dối hay không? Đây là bước đầu tiên để NPV đánh giá sự trung thực của ứng viên.
1.4 Bước 4: NPV đặt các câu hỏi tình huống hoặc hành vi cho ứng viên
Sau những câu hỏi phỏng vấn để xác thực thông tin, NPV sẽ tiếp tục cuộc phỏng vấn với các câu hỏi phỏng vấn để đánh giá khả năng của ứng viên. Hầu hết ứng viên bắt đầu mất điểm từ bộ câu hỏi phỏng vấn liên quan đến khả năng làm việc.
Những câu hỏi tình huống hoặc hành vi đưa ứng viên vào một hoàn cảnh bắt buộc và đối mặt với những vấn đề cụ thể. Việc của ứng viên là hãy cân nhắc và đưa ra câu trả lời phù hợp với các câu hỏi phỏng vấn tình huống này. Để có thể đưa ra câu trả lời phù hợp thì ứng viên cần cư xử một cách thông minh, khéo léo để thể hiện khả năng của bản thân.
1.5 Bước 5: Ứng viên đưa ra câu hỏi cho nhà tuyển dụng
Sau khi đánh giá được năng lực cũng như kỹ năng mềm của ứng viên, NPV sẽ tiếp nhận các câu hỏi của ứng viên về bất cứ vấn đề liên quan. Ứng viên nên xem xét và đưa ra những câu hỏi liên quan đến công việc và môi trường làm việc tương lai nếu bạn đậu phỏng vấn. Nếu có bất cứ vấn đề gì chưa rõ hay cần thêm thông tin thì bạn hãy thoải mái đặt câu hỏi với NPV một cách tế nhị với phòng HR nhé!
1.6 Bước 6: Phỏng vấn kết thúc và đánh giá kết quả
Kết thúc buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ là người tổng kết thông tin và buổi phỏng vấn hôm nay cũng như đánh giá sơ bộ về ứng viên. NPV sẽ đánh giá ứng viên sau phỏng vấn để sàng lọc và chọn được ứng viên phù hợp với vị trí công việc và trả lời kết quả cho ứng viên.
Dù được nhận hay không thì sau buổi phỏng vấn ứng viên đều sẽ nhận được thư phản hồi từ NPV. Hành động này thể hiện sự tôn trọng của NPV với ứng viên vì họ biết ứng viên xứng đáng được biết kết quả cũng như lý do vì sao họ không được chọn.
II. 7 nguyên tắc nhà tuyển dụng cần cho mọi cuộc phỏng vấn với ứng viên
2.1 Nguyên tắc 1: Tránh những câu hỏi dễ dự đoán được
Trước khi bước vào bất cứ buổi phỏng vấn nào, nhà tuyển dụng cũng sẽ dành thời gian để tạo bộ câu hỏi phỏng vấn để tiết kiệm thời gian. Hầu hết các cuộc phỏng vấn của tập đoàn lớn thường sử dụng các câu hỏi phỏng vấn trên Glassdoor.com. Tuy nhiên để buổi phỏng vấn mang lại kết quả như ý muốn thì nhà tuyển dụng nên loại bỏ những câu hỏi được sử dụng nhiều và dễ dự đoán.
Nếu đặt ra những câu hỏi phỏng vấn quá dễ đoán như : “Mục tiêu nghề nghiệp của bạn trong 3 năm tiếp theo như thế nào?” hay “Bạn sẽ làm gì để phát triển kỹ năng mềm như kỹ năng thuyết trình trước đám đông, kỹ năng giao tiếp?”, ứng viên sẽ dễ dàng nắm bắt và chuẩn bị sẵn câu trả lời. Để thách thức ứng viên, những câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” sẽ càng khơi gợi được nhiều khía cạnh của một ứng viên.
2.2 Nguyên tắc 2: Cẩn trọng với những câu hỏi liên quan đến kinh nghiệm làm việc của ứng viên
Những câu hỏi phỏng vấn liên quan đến kinh nghiệm làm việc liệu có đủ sức thuyết phục? Khi hỏi các câu hỏi phỏng vấn về kinh nghiệm làm việc, nhân sự HR mong đợi điều gì?
Kinh nghiệm làm việc tại thời điểm trước chưa chắc đã phù hợp với thời điểm hiện tại, những kỹ năng làm việc ở từng tình huống lại càng khác nhau. Vậy nên cách áp dụng những kỹ năng cũng không còn phù hợp nữa, vậy những câu hỏi phỏng vấn về kinh nghiệm liệu có cần thiết. Hầu hết ứng viên sẽ kể lại quá trình diễn ra sự kiện và cách giải quyết mà họ đã áp dụng mà không đưa ra bài học cụ thể nào để xử lý tình huống trong những lần sau.
2.3 Nguyên tắc 3: Đánh giá khả năng giải quyết vấn đề của ứng viên
Thay vì những câu hỏi phỏng vấn liên quan đến kinh nghiệm làm việc thì nhà tuyển dụng nên đưa ra các câu hỏi phỏng vấn tình huống sẽ giúp đánh giá ứng viên hiệu quả hơn. Khi đưa ứng viên vào một tình huống giả định cụ thể, cách ứng viên tiếp nhận và xử lý tình huống sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá được kỹ năng giải quyết vấn đề của ứng viên tại thời điểm hiện tại.
Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng có thể sử dụng những nội dung công việc trong tương lai để yêu cầu ứng viên thực hiện bài tập: Xác định vấn đề trong công việc: Nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên đưa ra quy trình các bước để tiếp nhận công việc trong tuần đầu tiên và ứng viên cần làm gì để xác định cơ hội và thách thức trong phạm vi công việc của mình.
Giải quyết một vấn đề hiện tại: Kỹ năng xử lý tình huống là một trong những tố chất được ưu tiên nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của ứng viên. NPV có thể đưa ứng viên vào một tình huống cụ thể như những vấn đề mà ứng viên có thể gặp trong ngày đầu tiên làm việc. Sau đó, yêu cầu ứng viên đưa ra những phương pháp hoặc các bước giải quyết theo trình tự để thích nghi với môi trường làm việc. Mặc dù bạn là người đặt ra câu hỏi nhưng để chắc chắn có thể đánh giá được năng lực của ứng viên thì NPV cũng nên chuẩn bị sẵn câu trả lời với các bước rõ ràng. Khi có lộ trình các bước cụ thể nếu câu trả lời của ứng viên thiếu đi bước quan trọng nào thì NPV cũng có thể trừ điểm.
Xác định vấn đề trong quá trình làm việc: NPV có thể cung cấp một bảng thông tin mô tả quy trình các công việc hiện tại và những thử thách, thiếu sót. Việc của ứng viên là hãy kiểm tra thông tin và tìm ra ba vấn đề nghiêm trọng cần khắc phục để quy trình này hoàn thiện hơn.
2.4 Nguyên tắc 4: Đánh giá liệu ứng viên có nhìn về tương lai hay không
Hiện nay, thị trường ngày càng phát triển đòi hỏi ứng viên phải liên tục thay đổi, thích nghi và phát triển trong môi trường này. Vì vậy đánh giá về khả năng dự đoán của ứng viên cũng là một cách để nhìn nhận khả năng của họ:
Phác thảo kế hoạch của bạn trong công việc: Đây là một bước rất cơ bản yêu cầu ứng viên thể hiện năng lực của mình. Sẽ có nhiều ứng viên cho rằng việc lập kế hoạch là công việc của nhà quản lý và xem thường kỹ năng lập kế hoạch. Vì vậy, khi được đưa vào những tình huống như vậy, NPV sẽ nhìn nhận được khả năng của ứng viên trong công việc. NPV hãy đưa ra một dự án hoặc một công việc mới và yêu cầu ứng viên phác thảo một kế hoạch hoàn thành dự án trong 3 – 6 tháng. Hãy yêu cầu ứng viên tập trung vào những điểm nổi bật như mục tiêu, đối tượng hướng tới, dữ liệu và cách quản lý đội nhóm để đánh giá sự thành công của kế hoạch.
Dự đoán sự phát triển của công việc trong tương lai. Năm 2020 là năm mà nền kinh tế bị khủng hoảng vì dịch bệnh, vậy những năm tiếp theo thị trường sẽ thay đổi như thế nào? Dự đoán được sự phát triển của công việc trong môi trường kinh doanh là yếu tố cần để một ứng viên tồn tại và phát triển. NPV nên xem xét và yêu cầu ứng viên trả lời 3 xu hướng lớn trong tương lai và hướng đi mà các công ty cần thay đổi để thích nghi.
2.5 Nguyên tắc 5: Đánh giá khả năng học hỏi, thích nghi và đổi mới của ứng viên
Dù phỏng vấn bất cứ vị trí công việc nào thì nhà tuyển dụng nên cân nhắc đòi hỏi một số kỹ năng làm việc liên quan đến kỹ năng mềm:
Tinh thần học hỏi là một trong những kỹ năng cần thiết của một ứng viên, khi có cho mình tinh thần học hỏi thì dù ứng viên muốn học hỏi thêm kiến thức hay kỹ năng mới đều không quá khó khăn.
Với thời đại công nghệ liên tục thay đổi và cải tiến như hiện nay thì sự nhanh nhẹn sẽ giúp ứng viên thích nghi và làm việc tốt hơn. Dù đối mặt với sự thay đổi như thế nào thì ứng viên cũng có thể tìm cách để thay đổi và thích nghi tốt hơn với môi trường xung quanh.
Nhà tuyển dụng nên ưu tiên với những ứng viên có sự đổi mới trong tư duy. Tư duy đổi mới sẽ giúp ứng viên luôn có những ý tưởng sáng tạo cải thiện quá trình hoàn thành công việc.
2.6 Nguyên tắc 6: Tránh hỏi lại những thông tin đã thể hiện trong hồ sơ ứng viên
Với những thông tin đã được thể hiện trong hồ sơ ứng viên như giáo dục hay kinh nghiệm công việc vì sự lặp lại này chỉ làm tốn thời gian của hai bên mà không mang lại kết quả hay mục tiêu cụ thể nào.
2.7 Nguyên tắc 7: Phân bổ thời gian hợp lý
Khi tham gia phỏng vấn ứng viên thì NPV nên cân đo thời gian để phân bổ thời gian trong suốt quá trình phỏng vấn, tránh những câu hỏi hay câu trả lời không liên quan làm tốn thời gian của hai bên. Vì vậy, để cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và NPV đánh giá được ứng viên thì chỉ nên tập trung khai thác thông tin có giá trị.
III. Những lưu ý trong quá trình phỏng vấn
Giới thiệu tổng quát về công việc: Trong buổi phỏng vấn, NPV nên thông tin đến ứng viên về nhiệm vụ trong phạm vi công việc, phòng ban làm việc, quản lý trực tiếp và những khó khăn thử thách mà họ có thể đối đầu khi làm việc tại doanh nghiệp.
Biến tấu bất cứ khi nào cần: Mặc dù NPV đã chuẩn bị bộ sẽ dùng trong buổi phỏng vấn ứng viên, tuy nhiên sẽ không có kế hoạch nào hoàn hảo 100% nên NPV cần linh hoạt với từng tình huống cụ thể. Hãy dựa vào phản hồi của ứng viên để tiếp tục khai thác thông tin sâu hơn về ứng viên.
Lắng nghe ứng viên: Là một người phỏng vấn, đừng chiếm thời gian của ứng viên. Thực tế, ứng viên là người cần thể hiện từ kiến thức, kỹ năng và tính cách, vì vậy hãy để ứng viên thể hiện được khả năng của họ để bạn đủ thông tin đánh giá xem họ có phù hợp với vị trí công việc này không. Một buổi phỏng vấn được cho là thành công khi 80% thời gian NPV nghe ứng viên trình bày và 20% dùng để hỏi ứng viên.
Ghi chép những thông tin cần thiết: Trong bất cứ buổi phỏng vấn hay buổi họp nào thì người tuyển dụng nên ghi chép những thông tin nổi bật và cần thiết. Một buổi phỏng vấn sẽ bao gồm rất nhiều thông tin và NPV không thể nhớ hết toàn bộ thông tin. Vậy nên ghi chép là một thói quen mà NPV nên có để hiệu quả đánh giá ứng viên tốt hơn.
Khuyến khích ứng viên đặt câu hỏi sau phỏng vấn: Khi nhận câu hỏi từ ứng viên thì NPV có thể khám phá một vài điều thú vị về cách suy nghĩ cũng như quan điểm của ứng viên. Ứng viên có thể chia sẻ về lý do lựa chọn công ty, lương bổng, chế độ phúc lợi hay định hướng phát triển của bản thân.
Tránh những câu hỏi “tế nhị”: Tuyệt đối đừng hỏi những câu hỏi liên quan đến phân biệt chủng tộc, vùng miền hay tôn giáo,… Tìm hiểu kinh nghiệm làm việc của ứng viên: Yêu cầu ứng viên đưa ra cách giải quyết vấn đề trong những tình huống cụ thể sẽ giúp NPV hiểu hơn về năng lực làm việc của ứng viên.
IV. Những điều cần làm rõ trong buổi phỏng vấn
Một số điều mà NPV cần quan tâm trước khi phỏng vấn ứng viên như:
Mức lương: NPV nên tìm hiểu về chế độ lương bổng mà ứng viên đang được hưởng ở vị trí hiện tại. Mức lương này không chỉ là mức lương cơ bản hàng tháng mà còn có lương thưởng, cổ phiếu hay những khoản thưởng khác mà ứng viên đang được trả.
Biết được mức chênh lệch giữa điều mà ứng viên “muốn” và điều ứng viên “có”: NPV cần hiểu rõ những chế độ quyền lợi mà ứng viên được hưởng ở công ty hiện tại vì chỉ khi công ty của bạn đưa ra những quyền lợi tốt hơn thì mới hấp dẫn được ứng viên.
Hiệu suất làm việc của ứng viên: Mỗi ứng viên sẽ phù hợp với mỗi môi trường làm việc khác nhau. Có người sẽ làm việc hiệu quả khi ở một mình nhưng cũng có người làm việc tốt hơn khi có đội nhóm xung quanh. Tìm hiểu được điều này thì NPV sẽ dễ dàng lựa chọn được ứng viên phù hợp.
Điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên: NPV nhận biết được sở trường và sở đoản của ứng viên sẽ giúp NPV đánh giá được liệu rằng ứng viên có phù hợp với công việc hay không. Mỗi người mỗi tính cách nên tìm được ứng viên có đủ tố chất không hề dễ dàng.
Mong muốn của ứng viên: Tại sao ứng viên chọn công việc này? Họ có định hướng phát triển như thế nào trong ngành này? Đây là những thông tin mà NPV nên khai thác được khi phỏng vấn ứng viên.
Ứng viên có phỏng vấn ở công ty khác không? Nếu nhận thấy ứng viên này khá tiềm năng nên NPV có thể hỏi xem ứng viên có phỏng vấn ở đâu khác không. Nếu ứng viên thẳng thắn chia sẻ về những cuộc phỏng vấn ở công ty khác thì NPV sẽ biết được làm sao để cạnh tranh với những công ty còn lại để giành được ứng viên.
Thương lượng để hợp tác trên tinh thần hai bên cùng có lợi: Khi biết được mong đợi của ứng viên với công ty và vị trí công việc này, NPV nên tìm hiểu sâu hơn về cách họ làm để đạt được mong muốn. Ví dụ nếu họ đề cập đến mức lương thì NPV nên tìm hiểu cụ thể xem mức lương mà họ muốn là bao nhiêu?
Ứng viên có thể đảm nhận công việc không? Sau những thông tin thu thập được từ buổi phỏng vấn thì NPV vẫn chưa thể kết luận liệu ứng viên có thể đảm nhận tốt công việc không. Nhưng để sàng lọc ứng viên tốt nhất thì NPV có thể cân nhắc về khả năng làm việc của họ căn cứ vào kinh nghiệm và thành tích trước đó.
Ứng viên có phù hợp với văn hóa công ty: Mỗi công ty có một văn hóa làm việc khác nhau, ứng viên cũng có thể phù hợp hoặc không. Vì vậy để chọn lựa ứng viên thì NPV nên xem xét tính cách, khả năng thích nghi của ứng viên để biết liệu rằng ứng viên có phù hợp với môi trường làm việc ở công ty hay không?
V. Kết luận
Trước khi tham gia phỏng vấn ứng viên, không chỉ ứng viên căng thẳng mà người phỏng vấn cũng sẽ dành nhiều thời gian để chuẩn bị đón tiếp ứng viên vì HR cũng là bộ mặt của doanh nghiệp. Để có được một buổi phỏng vấn chất lượng và hiệu quả thì NPV nên xem xét nhưng lưu ý để có thể tìm được ứng viên phù hợp nhất với doanh nghiệp.