Nguồn lực con người là tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, việc quản lý con người cần sự phối hợp thực hiện của nhiều bộ phận khác nhau trong phòng nhân sự.
Phòng nhân sự là một phần không thể thiếu của một doanh nghiệp, là nơi phỏng vấn, kiểm tra để tuyển dụng nhân viên mới, là phòng ban phụ trách chăm lo cho đời sống nơi công sở và đưa ra các quyết định liên quan đến phúc lợi của người lao động. Tóm lại, đúng như tên gọi của mình – Human Resources, phòng nhân sự quản lý tất cả những gì liên quan đến nguồn lực con người.
Con người là một trong những tài nguyên quan trọng bậc nhất của mọi tổ chức doanh nghiệp. Cùng với vốn, lao động là yếu tố đầu vào cơ bản cho bất kỳ quá trình sản xuất kinh doanh nào. Ngoài ra, con người cũng có hành vi và tâm lý phức tạp bậc nhất chứ không phải là những cỗ máy được lập trình sẵn và dễ dàng kiểm soát.
Vì vậy việc chiêu mộ nhân tài để củng cố cho đội ngũ lao động của công ty; quản lý con người để đảm bảo cho mỗi cá nhân cảm thấy hài lòng với quyền lợi của mình, thấy thoải mái nhất ở nơi làm việc cũng như phối hợp làm việc với nhau hiệu quả là mục tiêu cuối cùng của phòng nhân sự.
Với trọng trách nặng nề và khối lượng công việc lớn như vậy, doanh nghiệp cần phải chuyên môn hóa các vị trí trong phòng nhân sự để chia thành các bộ phận nhỏ hơn cùng thực hiện một chức năng nhất định, từ đó tối ưu hiệu quả quản lý. Một phòng nhân sự điển hình gồm các bộ phận chính là:
• Bộ phận tuyển dụng (Recruitment)
• Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B – Compensation & Benefits)
• Bộ phận hành chính (HR Admin)
• Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D – Training & Development)
1. Bộ phận tuyển dụng trong phòng nhân sự
Bộ phận tuyển dụng là bộ phận tìm kiếm và tuyển mộ nhân sự cho doanh nghiệp. Họ sẽ không ngồi đợi ứng viên tới ứng tuyển mà sẽ thực hiện cả công việc của headhunter, những chuyên gia săn đầu người.
Bộ phận này sẽ vừa lên kế hoạch tuyển dụng vừa trực tiếp thực thi các chiến dịch tuyển dụng. Vì thế họ sẽ phải rất tỉ mỉ từ khâu chuẩn bị cho đến khâu tiến hành.
Bộ phận tuyển dụng cũng phải phối hợp với các phòng ban khác, tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng của từng phòng để quyết định đăng nội dung tin tuyển dụng, thời điểm đăng tin, các kênh sử dụng, hay làm cách nào để thu hút được nguồn ứng viên lớn và có chất lượng tham gia ứng tuyển.
Công việc cụ thể của bộ phận tuyển dụng bao gồm:
• Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng đáp ứng nhu cầu hoạt động, phát triển của doanh nghiệp.
• Đăng thông tin tuyển dụng trên các kênh, cung cấp đầy đủ thông tin cho ứng viên, tiếp cận với ứng viên tiềm năng
• Sàng lọc CV và lưu trữ hồ sơ ứng viên;
• Sắp xếp lịch phỏng vấn cho ứng viên;
• Thực hiện sơ tuyển ứng viên trực tiếp hoặc qua điện thoại.
• Kiểm tra đánh giá năng lực của ứng viên;
• Tổ chức các sự kiện nhằm thu hút nhân sự;
• Xây dựng mạng lưới ứng viên tiềm năng phục vụ nhu cầu tuyển dụng;
• Soạn văn bản, các loại thư từ: thư xác nhận, thư từ chối, báo cáo tuyển dụng;
• Liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực chất lượng: Trường Đại học, Cao đẳng, đơn vị đào tạo nghề… phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của đơn vị
• Giải quyết các vấn đề liên quan tới pháp lý trong tuyển dụng.
2. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B) trong phòng nhân sự
Trong các bộ phận của phòng nhân sự, C&B là một trong những bộ phận mà mọi công ty dành sự quan tâm nhiều nhất. Nhân viên của Bộ phận này sẽ xây dựng và quản lý hệ thống tiền lương, phúc lợi, khen thưởng và các chính sách khác của công ty. Tất cả những công việc này nhằm đảm bảo tính công bằng về quyền lợi của các nhân viên trong công ty và phù hợp với các quy định của Nhà nước.
Bộ phận C&B được coi là người nắm cán cân thu nhập của mọi nhân viên trong công ty, chính sách tiền lương lại là một trong những mảng quan trọng của nhân sự, vì vậy phòng C&B cần có khả năng xử lý và phân tích các số liệu hiệu quả.
Ngoài việc nắm cán cân thu nhập, C&B còn đảm nhiệm các chính sách phúc lợi của nhân viên. C&B là người sẽ chịu trách nhiệm các vấn đề về chế độ lương, thưởng, đãi ngộ, chính sách phúc lợi, thủ tục pháp lí, lịch làm việc của nhân viên do đó cần nắm vững kiến thức về luật lao động, luật bảo hiểm,… cùng các công văn, nghị định có liên quan.
Các nhiệm vụ cụ thể của C&B:
• Thực hiện công tác chấm công, quản lí việc nghỉ phép, đi trễ, nghỉ việc…;
• Xây dựng bảng lương theo vị trí công việc và năng lực;
• Xây dựng chính sách phúc lợi, đãi ngộ, khen thưởng, kỉ luật, chế độ bảo hiểm, đóng thuế…
• Xử lí những tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động;
• Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên;
• Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả cho mỗi vị trí công việc, cấp bậc;
• Quản lí hợp đồng lao động và hồ sơ nhân viên;
• Thực hiện các nghiệp vụ về Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…
• Tính lương và các chế độ chính sách phúc lợi có liên quan cho nhân viên công ty.
3. Bộ phận hành chính trong phòng nhân sự
Bộ phận Hành chính có thể coi là “quản gia” của công ty. Họ sẽ chịu trách nhiệm về tất tần tật những giấy tờ, thủ tục, hồ sơ liên quan đến nhân viên, tài sản của công ty.
Bộ phận này thực hiện tất cả công việc liên quan đến hành chính nhân sự (văn phòng phẩm, sắp xếp lịch họp, cuộc hẹn, trực điện thoại…) và cũng có thể kiêm một số nhiệm vụ của các bộ phận khác:
• Quản lý hợp đồng lao động cho nhân viên, hồ sơ nhân viên, định biên nhân sự;
• Hướng dẫn nhân viên mới về hợp đồng lao động, làm rõ về mức lương, chính sách phúc lợi tại công ty.
• Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định.
• Lập báo cáo theo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ thị cấp trên.
• Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn cho công ty và các phòng ban;
• Quản lí công việc giấy tờ, thủ tục như hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ , thủ tục nhận việc, nghỉ việc, hay chấm dứt hợp đồng…
• Mua sắm, theo dõi kiểm kê tài sản công ty, văn phòng phẩm..
• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện du lịch, teambuilding, teambonding trong công ty; xây dựng văn hóa công ty
• Theo dõi nội quy, nề nếp, văn hóa công ty;
4. Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D) trong phòng nhân sự
Bộ phận đào tạo và phát triển (L&D) có nhiệm vụ cải thiện hiệu suất của nhóm và cá nhân bằng cách bồi dưỡng kiến thức và mài giũa các kỹ năng cho nhân viên. Đào tạo và phát triển là một trong những chức năng nhân sự quan trọng. Hầu hết các tổ chức xem đào tạo và phát triển là một phần không thể thiếu trong hoạt động phát triển nguồn nhân lực.
Đào tạo là nhằm cải thiện hoặc phát triển năng lực hoặc kỹ năng bổ sung trong một nhân viên trong công việc hiện đang giữ để tăng năng suất và hiệu quả công việc. Bộ phận đào tạo và phát triển cũng tạo ra các cơ hội để giúp nhân viên phát triển xa hơn trong sự nghiệp.
Phát triển nhân viên có tính chất dài hạn, có lợi cho nhân viên trong lộ trình phát triển sự nghiệp của họ, trong khi đào tạo có mục đích ngắn hạn hơn đó là cải thiện ngay lập tức công việc hiện tại.
Bộ phận đào tạo và phát triển có một số vai trò như:
• Lên kế hoạch và triển khai các khóa, lớp đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc.
• Xây dựng giáo án đào tạo, đảm bảo kế hoạch đào tạo diễn ra đúng kế hoạch.
• Theo dõi, đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo đã thực hiện.
• Hướng dẫn nội quy, đào tạo nghiệp vụ và phổ biến văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên mới.