Back office không chỉ là cụm từ quen thuộc xuất hiện nhiều trong lĩnh vực nhà hàng – khách sạn mà nay còn được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau như tài chính – ngân hàng. Và không ít người thắc mắc rằng back office là gì? Back office trong doanh nghiệp có vai trò như thế nào? Hãy cùng Kiến Nghiệp Group giải đáp tất cả những thắc mắc này trong bài viết sau đây.
1. Back office là gì?
Trong các doanh nghiệp hiện nay tùy vào từng công việc, vị trí mà doanh nghiệp sẽ phân chia các phòng ban nhất định để đảm nhận nhiệm vụ cụ thể. Hiện tại các phòng ban và các phòng chức năng được phân chia công việc cụ thể thành hai loại là Back office và Front office.
Thường thì back office chỉ làm việc với các phòng ban, nội bộ trong doanh nghiệp mà không liên hệ hay làm việc với các đối tác và khách hàng bên ngoài. Các bộ phận thuộc back office sẽ bao gồm phòng hành chính nhân sự, phòng kế toán, phòng IT, phòng kỹ thuật.
Công việc chính của các phòng ban này là các công việc nội bộ và thực hiện theo sự chỉ đạo của cấp trên. Mặc dù back office không phải là những bộ phận đem lại doanh số nhưng lại góp phần quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp.
2. Vai trò của back office trong doanh nghiệp
- Back office được cho là xương sống của doanh nghiệp bởi những phòng ban thuộc back office thường sẽ xử lý, sắp xếp các công việc quan trọng của doanh nghiệp tại nhiều khía cạnh khác nhau như tuyển dụng, quản lý nhân sự, trả lương, v.v.
- Tăng năng suất làm việc cho toàn doanh nghiệp: Các bộ phận back office chịu trách nhiệm cung cấp các thông tin cần thiết để duy trì hiệu quả làm việc được tốt hơn. Nhờ đó mà các nhân viên chủ động hơn trong công việc và cải thiện hiệu quả công việc của mình.
- Hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình bảo mật thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp, của khách hàng: Back office còn chịu trách nhiệm trong việc sắp xếp, bảo mật các thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
3. Phân biệt back office và front office
Nếu như back office là những bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện các công việc nội bộ của doanh nghiệp thì front office được viết tắt FO là cụm từ được dùng để chỉ các bộ phận bán hàng hoặc các bộ phận có nội dung công việc cần tiếp xúc với khách hàng.
Có thể nói FO chính là mũi nhọn của doanh nghiệp, bởi họ chính là người đem về doanh số trực tiếp cho doanh nghiệp. Các bộ phận thuộc front office bao gồm: nhân viên bán hàng sales, nhân viên chăm sóc khách hàng, tiếp tân, receptionist, v.v.
Back office
- Back office sẽ thực hiện các công việc liên quan đến nội bộ trong doanh nghiệp,
- Các công việc bộ phận back office sẽ thực hiện như chuẩn bị trà, nước, phòng họp, chịu trách nhiệm đặt vé cho nhân viên đi công tác, tổ chức thăm hỏi khi có nhân viên trong doanh nghiệp ốm đau, tổ chức sinh nhật cho đồng nghiệp, v.v.
- Bộ phận back office còn chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn thư, khiếu nại từ phía khách hàng và chuyển đến các bộ phận thuộc font office để giải quyết vấn đề.
Front office
- Front office thực hiện các công việc như tiếp xúc với khách hàng, đối tác bên ngoài. Và là bộ phận quan trọng giúp doanh nghiệp kết nối với khách hàng một cách dễ dàng.
- Công việc của front office chủ yếu là đưa ra hướng giải quyết khi khách hàng gặp vấn đề cần giải đáp, thanh toán hóa đơn cho khách hàng, trực tổng đài và giải quyết khó khăn khi khách hàng cần.
- Mặc dù công việc của backoffice và front office có sự khác biệt, tuy nhiên cả hai bộ phận này đều rất quan trọng và có mối quan hệ mật thiết với nhau. Back office sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ cho front office trong quá trình làm việc, giúp cho năng suất được cải thiện và đạt được kết quả doanh số cao cho doanh nghiệp.
4. Các vị trí thường gặp trong back office.
Kế toán
Kế toán là một trong những phòng ban quan trọng trong doanh nghiệp và thuộc bộ phận back office. Công việc chính của kế toán sẽ liên quan đến tổ chức cán bộ và nhân viên với nhiệm vụ cụ thể như:
- Lập chứng từ chứng minh vốn kinh doanh của doanh nghiệp
- Kê khai các chi phí đã phát sinh trong quá trình kinh doanh
- Tính và xác định kết quả kinh doanh
- Lập báo cáo tài chính
- Phân tích sự biến động của tài sản trong các giai đoạn cụ thể.
Nhân sự
Nhiệm vụ chính của bộ phận nhân sự là thực hiện các công viên liên quan đến tổ chức cán bộ và nhân viên trong doanh nghiệp của bạn, bao gồm các công việc như:
- Lập các quy chế, quy tắc trong quá trình làm việc của doanh nghiệp.
- Quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.
- Thực hiện công tác tuyển dụng, bổ sung lao động khi cần thiết.
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến chế độ bảo hiểm, lương thưởng cho nhân viên khi làm việc, v.v.
Kỹ thuật
Kỹ thuật là bộ phận thực hiện các công việc liên quan đến máy móc, thiết bị tại nhà hàng, khách sạn, doanh nghiệp. Họ đảm bảo máy móc luôn trong tình trạng tốt, hoạt động ổn định nhằm giảm bớt thiệt hại không đáng có cho doanh nghiệp khi có vấn đề phát sinh. Nhờ đó tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp.
Thông thường công việc chính của bộ phận kỹ thuật là thực hiện công việc theo sự phân công của cấp trên. Mặc dù là bộ phận không trực tiếp làm ra doanh số những có tầm quan trọng không nhỏ trong việc vận hành doanh nghiệp.
Phân tích dữ liệu
Bộ phận phân tích dữ liệu sẽ thực hiện việc diễn giải dữ liệu, phân tích dữ liệu và thực hiện các hệ thống như thu thập dữ liệu. Đồng thời thực hiện báo cáo và hỗ trợ kho dữ liệu khi làm việc.
Những người làm việc trong bộ phận này đòi hỏi phải giỏi toán học, có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và biết phân tích chính xác dữ liệu.
Quản lý điều hành
Quản lý điều hành thường sẽ làm việc trong nhóm quản lý của công ty để phát triển và thực hiện các chính sách và thủ tục hoạt động liên quan. Họ sẽ hỗ trợ các bộ phận nhân sự trong việc tuyển dụng và đảm bảo công ty hoạt động đạt năng suất cao.
Vị trí quản lý điều hành đòi hỏi phải là những người lãnh đạo giỏi và có thể hiểu các chính sách cũng như các văn bản pháp lý và quy định phù hợp. Có thể nói, quản lý doanh nghiệp không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Việc sắp xếp dữ liệu và các tác vụ sẽ mất khá nhiều thời gian.
Do đó, nếu biết cách quản lý và điều hành một đội ngũ bán hàng chất lượng doanh nghiệp của bạn sẽ có khả năng đẩy mạnh doanh số tốt và nâng cao được hiệu suất của nhân viên.
5. Yêu cầu của công việc back office
Để thành công tại các vị trí công việc thuộc bộ phận back office bạn cần nắm rõ các yêu cầu liên quan đến công việc mà mình sẽ ứng tuyển, cụ thể:
Về chuyên môn
Khi làm việc tại các vị trí thuộc bộ phận back office bạn cần trang bị các kiến thức cần thiết và kỹ năng quan trọng để công việc được hoàn thành tốt hơn.
Đừng quên việc củng cố và xây dựng các mối quan hệ với các phòng ban trong doanh nghiệp của mình để phối hợp với nhau thật tốt trong công việc. Đồng thời phải có sự quyết tâm, khát vọng và tình yêu với công việc để có thể duy trì công việc hay tiến xa hơn trong công việc.
Về tố chất, kỹ năng
Sự cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc là yếu tố đầu tiên, vì bạn chính là người nắm các thông tin quan trọng và truyền tải chúng sao cho hiệu quả nhất. Ngoài ra, bạn cũng cần có một tinh thần học hỏi phải luôn sẵn sàng, vì mỗi ngày làm việc bạn sẽ phải tiếp nhận số lượng kiến thức khổng lồ từ nhiều bộ phận khác nhau.
Bên cạnh các yếu tố trên bạn cũng cần trang bị cho mình những kỹ năng quan trọng trong quá trình làm việc. Mỗi một vị trí công việc sẽ yêu cầu kỹ năng riêng, tuy nhiên nhìn chung các kỹ năng cần có như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý công việc, kỹ năng giải quyết vấn đề
6. Lời kết
Bài viết trên của Kiến Nghiệp Group đã chia sẻ chi tiết những thông tin quan trọng liên quan đến back office là gì? Cũng như tầm quan trọng của bộ phận này trong doanh nghiệp. Hy vọng rằng những chia sẻ trên sẽ giúp cho bạn hiểu rõ phần nào về back office.
Kiến Nghiệp Group chúc bạn thành công !