Trong nhiều lĩnh vực nghề nghiệp, email có thể là phương tiện giao tiếp chính giữa các nhân viên, khách hàng và đối tác. Viết email có vẻ như là một nhiệm vụ cực kỳ đơn giản nhưng khi biết được những hậu quả của việc làm sai, nó có thể đột nhiên trở nên khá khó khăn. Gửi các thông tin sai lệch đến khách hàng tiềm năng sẽ gây hiểu lầm, làm tổn thất đến kết quả kinh doanh là những gì có thể xảy ra nếu bạn không dành thời gian để viết nội dung đúng cách và kiểm tra kỹ lưỡng.
Cho dù bạn viết thư cho đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng hoặc đối tác, hãy cố gắng tạo ra mối quan hệ tốt đẹp và thu hút sự chú ý của họ. Dưới đây là 6 điều cần nhớ giúp bạn tận dụng tối đa email của mình.
Tối ưu hóa dòng chủ đề
Giống như bạn nhận được vô số email mỗi ngày, những người khác cũng vậy. Nếu bạn nhận được một email không có dòng chủ đề hoặc chủ đề có vẻ không liên quan, bạn sẽ là gì? Nhiều khả năng bạn sẽ phớt lờ chúng. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn liên hệ với các doanh nghiệp với hy vọng tạo ra mối quan hệ đối tác hoặc biến họ trở thành các khách hàng tiềm năng.
Một dòng chủ đề email tốt giống như một tựa đề hấp dẫn của một quyển sách. Nó tạo cảm giác cho người đọc thấy rằng họ nên đọc email của bạn. Do đó, hãy luôn có một dòng chủ đề tóm tắt ngắn gọn và rõ ràng nội dung của tin nhắn. Ví dụ, thay vì viết “Tóm tắt cuộc họp”, bạn nên viết “Nội dung cuộc họp thứ Hai ngày 14.10, 3 giờ chiều, phòng số 2”.
Đặt điểm chính của bạn trong câu đầu tiên
Đừng đặt điểm quan trọng nhất ở đâu đó giữa email của bạn, mà hãy trình bày ở ngay câu đầu tiên. Sau đó, sử dụng phần còn lại của văn bản để giải thích hoặc mở rộng. Đề cập trực tiếp đến vấn đề giúp người đọc biết lý do tại sao bạn gửi email ngay lập tức đồng thời cũng thể hiện sự tôn trọng thời gian của họ.
Giữ email ngắn gọn
Như đã nói, mỗi người đều có thể nhận được rất nhiều email mỗi ngày, vì vậy bạn không nên làm mất thời gian của họ. Viết email ngắn gọn và chính xác, để thu hút chú ý của họ và cung cấp cho họ thông tin họ cần một cách dễ dàng.
Tích cực
Cân nhắc sử dụng các từ mang ý nghĩa tích cực như hữu ích, câu hỏi hay, đồng ý, cùng nhau, vui mừng, lẫn nhau, cơ hội… và hạn chế sử dụng các từ như bận rộn, khủng hoảng, thất bại, không thể, lãng phí, vất vả… Những từ ngữ bạn sử dụng thể hiện thái độ của bạn với công việc và cuộc sống, vì vậy hãy sử dụng ngôn ngữ của bạn một cách khôn ngoan.
Lịch sự
Email là một phương thức giao tiếp ít chính thức hơn, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không cần phải kiểm tra giọng văn của mình. Thái độ lịch sự trong email không gây hao tốn bất cứ điều gì ngoài vài giây gõ phím nhưng sẽ tạo ra một thế giới hoàn toàn khác biệt.
Hãy lịch sự với người nhận và đảm bảo rằng bạn thân thiện trong giọng văn và các từ ngữ sử dụng. Sử dụng các từ như “Vui lòng và “Cảm ơn” sẽ tạo sự dễ chịu, giúp bạn tạo dựng được mối quan hệ tốt với người nhận và nếu đó là khách hàng tiềm năng thì họ sẽ mở ra cho doanh nghiệp của bạn cơ hội mới mỗi ngày.
Chỉnh sửa và hiệu đính
Hãy thật cẩn thận với chữ in hoa, dấu câu, chính tả và ngữ pháp cơ bản. Mặc dù chúng có thể được chấp nhận trong các email không chính thức, nhưng lại rất quan trọng trong các email trao đổi với khách hàng, với các lãnh đạo cấp cao vì chúng là một phần quan trọng của hình ảnh bạn đang tạo dựng.
Hãy dành thời gian cần thiết để chỉnh sửa những gì bạn đã viết trước khi nhấn nút “Gửi đi”. Điều này bao gồm chính tả, cấu trúc câu và dấu câu cũng như lối diễn đạt. Một email được viết tốt nói rất nhiều điều về bạn với tư cách là một nhân viên chuyên nghiệp và là đại diện của doanh nghiệp. Trong thế giới bận rộn ngày nay, rất dễ dàng để gửi các email mà không cần kiểm tra các lỗi cơ bản, vì vậy hãy nỗ lực để chỉnh sửa.
Email là một cách đơn giản để giao tiếp, nhưng nó cũng có thể gây ra nhiều vấn đề rắc rối. Sử dụng những lời khuyên này có thể giúp cải thiện đáng kể khả năng giao tiếp qua email của bạn và giúp bạn tiến xa hơn trong sự nghiệp.
