Quản lý nhân sự là 1 trong 4 thành phần chủ chốt của hạ tầng doanh nghiệp và chịu nhiều ảnh hưởng nhất từ cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để ứng phó với sự thay đổi này?
1. Lịch sử quản lý nhân sự qua từng cuộc cách mạng
HR 1.0: Trong thời gian đầu, các công việc nhân sự được xử lí hoàn toàn thủ công bằng giấy tờ. Công việc quản lí nhân sự chỉ chủ yếu liên quan đến “phần cứng” như tính toán phúc lợi hay đảm bảo an toàn lao động.
HR 2.0: Các thiết bị điện bắt đầu lần đầu tiên được sử dụng trong công việc quản lý nhân sựu, giúp sắp xếp quy trình hợp lí và gọn gàng hơn. Đây cũng là giai đoạn nhân sự bắt đầu phát triển các kĩ năng cứng trong tuyển dụng và đào tạo nhân sự.
HR 3.0: Internet xuất hiện và dần được áp dụng trong hoạt động nhân sự, tuy nhiên chỉ là biện pháp hỗ trợ đằng sau “sân khấu lớn” mà không được tận dụng như một công cụ hay giải pháp hữu ích. Trước năm 2010, hầu hết trang website của công ty chủ yếu phục vụ mục đích bán và trưng bày sản phẩm. Ở giai đoạn này, hoạt động quản lý nhân sựu đã dần hướng sang phát triển kĩ năng mềm của nhân sự.
HR 4.0: Internet phát triển mạnh mẽ hơn; lượng thông tin (dữ liệu) trở nên cực lớn thành nguồn dầu hỏa cho công nghệ. Máy móc trở nên thông minh hơn, thân thiện với con người hơn. Công nghệ phối hợp hài hòa với hoạt động nhân sự và tuyển dụng từ trong quy trình nội bộ đến giao tiếp với ứng viên, hình thành hệ thống quản lý nhân sự ưu việt.
“Theo khảo sát của Forrester, 47% nhân viên tin rằng vào năm 2020, công nghệ sẽ đóng góp đến hơn một nửa doanh thu của công ty”
2. 07 thay đổi lớn của quản lý nhân sự trong kỷ nguyên 4.0
Theo lý thuyết quản trị, hạ tầng một doanh nghiệp bao gồm 4 yếu tố quan trọng: con người, quy trình, cơ cấu tổ chức và công nghệ. Con người hay quản lý nhân sự sẽ thay đổi rất nhiều trong thời gian tới dưới tác động của các công nghệ 4.0. Cụ thể từ những thay đổi cốt lõi, sâu sắc dưới đây.
Mô hình và quy trình kinh doanh thay đổi
Công nghệ đã giúp cho cơ cấu tổ chức trở nên tinh gọn bằng cách kết nối trực tiếp khách hàng vào quá trình kinh doanh sản xuất ví dụ như xe taxi công nghệ. Bên cạnh đó, tự động hóa triển khai ngày càng nhiều trong quy trình kinh doanh cũng thay đổi tương tác và quy trình trong doanh nghiệp.
Chính vì vậy, các chuyên viên nhân sự cần tích hợp các chức năng nhân sự nhanh hơn, trực tiếp tham chiến cùng với các chức năng trong vận hành. Các hoạt động quản lý nhân sự cần hướng tới khách hàng – nhân viên trong doanh nghiệp cũng như khách hàng bên ngoài của công ty do khách hàng đòi hỏi trực tiếp và cấp thời tới doanh nghiệp. Các chuyên viên nhân sự cần chủ động hơn trong triển khai công tác chuyên môn của mình thay vì chờ đợi đáp ứng với các thách thức bên ngoài.
Đáp ứng theo thời gian thực là thách thức quan trọng bắt nguồn từ thay đổi mô hình và quy trình trong kỷ nguyên 4.0 với các chuyên viên nhân sự. Các phần mềm đo lường sẽ thông báo về tình trạng làm việc kém hiệu quả của nhân viên và chuyên viên nhân sự trực chiến sẽ phải làm ngay một số điều gì đó để giải quyết tình huống trước mắt.
Cơ cấu tổ chức mở – kinh tế chia sẻ
Các thay đổi về công nghệ đã khiến cho mô hình doanh nghiệp mở và chia sẻ hơn bao giờ hết. Nhân lực trong doanh nghiệp sẽ bao gồm rất nhiều loại hình đa dạng không chỉ còn là nhân viên làm theo hợp đồng. Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động sẽ thay đổi từ ràng buộc về pháp lý – hợp đồng chuyển sang ràng buộc trên cam kết thực hiện công việc và nguyên tắc chia sẻ công việc, chia sẻ lợi nhuận.
Lý do tại sao doanh nghiệp có thể áp dụng các mô hình thay đổi so với trước đây chính là công nghệ cho phép đo lường, tính toán và xác định cụ thể phần đóng góp giữa doanh nghiệp và người lao động theo thời gian thực. Các chuyên viên nhân sự cần tư duy lại trong quản trị nguồn nhân lực bao gồm các nhân viên của doanh nghiệp và các nhân viên chia sẻ với bên ngoài.
Tập trung vào các nhóm việc chuyên môn có giá trị gia tăng cao
Thế Giới Di Động trong hội thảo gần đây có công bố chỉ cần 2 nhân viên tính lương cho hơn 31 ngàn lao động tại doanh nghiệp. Điều đó thể hiện các công việc mang tính chất hành chính sự vụ trong quản lý nhân sự sẽ được thay thế bằng công nghệ, cụ thể là phần mềm quản lý nhân sự tích hợp tính lương.
Cũng nhờ các phần mềm quản lý nhân sự mà công tác đánh giá nhân lực sẽ nhẹ bớt về hành chính đi rất nhiều khi. Các chuyên viên nhân sự sẽ dành phần lớn thời gian giúp cho các nhân viên làm thế nào tối ưu và cực đại hóa hiệu suất bản thân. Bên cạnh đó, các chuyên viên nhân sự cũng cần tự học và nâng cấp giá trị việc làm chính mình chuẩn bị cho các thay đổi lớn trong cuộc cách mạng 4.0.
Dữ liệu lớn và lượng hóa công tác nhân sự
Không đo lường được có nghĩa là không quản trị tốt. Lượng hóa tất cả các khía cạnh quản lý luôn luôn là ước mơ của các nhà quản trị doanh nghiệp. Dữ liệu lớn cùng với hệ thống máy tính đã giúp ước mơ trong quản lý nhân sự thành hiện thực. Từ trước tới nay, những vấn đề trong nhân sự rất khó lượng hóa thông qua dữ liệu như gắn kết nhân viên, khả năng phát triển, mức độ hài lòng trong công việc. Hiện nay thông qua dữ liệu lớn và các công nghệ 4.0, doanh nghiệp có thể số hóa những vấn đề nói trên.
Thông qua tập trung các dữ liệu trên mạng xã hội, email trao đổi, mạng nội bộ trong doanh nghiệp, hệ thống KPI,… doanh nghiệp có một kho dữ liệu về nhân viên. Trên nền tảng dữ liệu đó doanh nghiệp có thể sử dụng để phân tích và đưa ra những phán đoán và dự báo về từng cá nhân nhân viên. Tập trung dữ liệu, phân tích và đưa ra những giải pháp nhân sự cá nhân hóa cho từng nhân viên là tương lai rất gần của công tác nhân sự.
Trí thông minh nhân tạo
Song hành với dữ liệu lớn chính là trí thông minh nhân tạo trong quản lý nhân sự. Có thể nói trí thông minh nhân tạo và dữ liệu lớn là cặp đôi hoàn hảo thay đổi hoàn toàn bức tranh về nghề nhân sự. Trí thông minh nhân tạo áp dụng chung với dữ liệu lớn sẽ thay thế các công tác nhân sự như tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, phát triển và gắn kết nhân viên.
Trí thông minh nhân tạo sẽ làm giúp cho các chuyên viên nhân sự các phần việc nặng nhọc nhất và để lại quyền quyết định và phương án xử lý cho chuyên viên nhân sự. Ví dụ trí thông minh nhân tạo sẽ tự động kiểm tra sàng lọc và phân tích đưa ra danh sách 5 % nhân viên có khả năng nghỉ việc nhiều nhất trong vòng 6 tháng tới và các lựa chọn cho các nhân viên này.
Chuyên viên nhân sự sẽ quyết định phương án nào và thực thi như thế nào với từng nhân viên trong danh sách này. Trí thông minh nhân tạo có thể tự động phân tích hoạt động của các nhân viên kinh doanh và đưa ra những khuyến nghị tự động về đào tạo để chuyên viên đào tạo quyết định thực thi như thế nào các chương trình đào tạo trong doanh nghiệp.
Quản trị lao động 4.0
Công dân kết nối – Conntected Citizen là thuật ngữ mô tả công dân của thế kỷ 21. Khi kết nối như vậy, nhân lực sẽ đối diện nhiều bất ổn và những thông tin xấu trong cuộc sống. Công tác quản trị nhân lực trong thế kỷ 21 sẽ hướng nhiều tới việc giúp cho nhân lực trong doanh nghiệp: Quản trị cân bằng cuộc đời trước áp lực cuộc sống; Quản trị năng lượng tinh thần; Quản trị nghề nghiệp giúp cho các nhân viên chuẩn bị thay đổi với các thánh thức nghề nghiệp trong tương lai.
Các chuyên viên nhân sự không những phải có trách nhiệm với nguồn nhân lực trong công việc mà còn phải có trách nhiệm giúp họ trong cuộc sống công nghệ hàng ngày.
Đào tạo và phát triển những năng lực làm việc mới
Công nghệ 4.0 thay đổi cách thức cá nhân làm việc và tương tác. Khung năng lực trong kỷ nguyên 4.0 cũng thay đổi và bổ sung rất nhiều. Chuyên viên nhân sự cần tập trung và phát triển các chương trình đào tạo các năng lực làm việc mới này cho nhân lực trong doanh nghiệp. Nhóm năng lực mới bao gồm hai nhóm nhỏ: một nhóm là các năng lực mới trong 4.0 và một nhóm bao gồm các năng lực cũ nhưng có tầm quan trọng gia tăng trong thời gian tới.
Nhóm năng lực mới bao gồm: quản trị thông tin, quản trị quan hệ, quản trị cộng đồng, sử dụng công nghệ hỗ trợ, tiếp cận hệ sinh thái và tư duy kinh tế chia sẻ. Nhóm năng lực mới có tầm quan trọng gia tăng đó là đổi mới sáng tạo, phối hợp làm việc, critical thinking, quản trị bản thân, lập kế hoạch, tư duy khách hàng.
Chủ tịch Samsung có nói “Hãy thay đổi tất cả trừ vợ con bạn”. Trong tất cả các cuộc cách mạng sẽ luôn luôn có hai nhóm – nhóm một thấu hiểu và vượt qua thách thức và nhóm hai không vượt qua và tụ hậu. Các thay đổi đã được nêu rất rõ ràng, bài toán thích nghi với công nghệ 4.0 đang nằm trong tay doanh nghiệp.
