Viết biên bản bàn giao công việc có lẽ là phần ít thú vị nhất trước khi rời khỏi vị trí bạn đã gắn bó. Khi nghỉ việc, bất kể trong hoàn cảnh nào, bạn phải luôn luôn thực hiện một quy trình bàn giao thích hợp để đảm bảo quá trình chuyển đổi được suôn sẻ.
Biên bản bàn giao công việc là gì?
Biên bản bàn giao công việc là một tài liệu được đưa ra bởi người nghỉ việc dành cho người kế nhiệm hoặc công ty vào cuối khoảng thời gian thông báo rời đi. Thông thường, đó là một tài liệu ở dạng file cứng giúp người kế nhiệm hiểu tình trạng và yêu cầu cho vai trò công việc.
Vì sao bạn cần viết biên bản bàn giao công việc?
Thế giới kinh doanh rất nhỏ bé
Có thể là bạn đã biết về tầm quan trọng của việc xây dựng các mối quan hệ trong công việc và nó cần thiết trong tương lai như thế nào. Bạn phải chịu trách nhiệm cho hành động của mình và trong trường hợp này là bàn giao công việc. Bằng cách hoàn thành một bản bàn giao cụ thể, bạn sẽ nhận được sự tôn trọng của người quản lý trực tiếp. Bạn không bao giờ biết khi nào mình có thể cần các mối quan hệ đó. Thế giới kinh doanh rất nhỏ bé. Do đó, đừng bỏ qua cơ hội xây dựng mối quan hệ của bạn.
Nhận được sự tôn trọng của đồng nghiệp cũ
Khi bạn nghỉ việc, các đồng nghiệp hiện tại của bạn sẽ đảm nhận khối lượng công việc trong khi tuyển dụng người thay thế cho bạn. Với biên bản bàn giao công việc rõ ràng, bạn sẽ giúp đồng nghiệp giảm bớt khó khăn khi thực hiện công việc bạn để lại, từ đó bạn sẽ có được sự tôn trọng từ họ dù không còn hợp tác cùng nhau.
Rời khỏi công ty với cảm giác không vướng bận
Nếu không bàn giao rõ ràng và đầy đủ, bạn sẽ thường xuyên nhận những email hỏi về công việc cũ. Điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến năng suất thực hiện công việc mới của bạn. Rời khỏi một công ty là kết thúc một chương trong sự nghiệp của bạn và “chương” này không nên bị bỏ ngỏ hoặc chưa hoàn thành. Hãy rời đi với một tâm trí thoải mái nhất.
Biên bản bàn giao công việc bao gồm các chi tiết nào?
Tình trạng của các công việc đang thực hiện
Bên cạnh ghi rõ các nhiệm vụ cần thực hiện, hãy liệt kê các công việc đang được tiến hành càng chi tiết càng tốt, cả việc cung cấp tài liệu dự phòng khi cần, chẳng hạn các báo cáo, biên bản cuộc họp hoặc email.
Thời hạn sắp tới
Nếu thời hạn đang đến gần, hãy làm rõ các mục này. Nếu có nhiều người liên quan, hãy lưu ý về vị trí và trách nhiệm của họ.
Các sự kiện sắp tới
Lưu ý đến các sự kiện quan trọng sắp tới như các cuộc họp, hội thảo, hội nghị, du lịch hoặc lịch giao hàng quan trọng. Bạn cũng cần cung cấp tất cả các chi tiết bao gồm thời gian, ngày, địa điểm và người liên quan.
Những người quan trọng, địa điểm và những điều lưu ý
Hãy cụ thể trong việc liệt kê những vị trí/tên của những người quan trọng, địa điểm và những điều cần lưu ý liên quan đến công việc.
Điều cần lưu ý khi viết biên bản bàn giao công việc
Dành thời gian rà soát
Hãy dành ra khoảng thời gian từ 1 đến 2 ngày để rà soát tất cả các công việc. Hãy nghĩ về biên bản bàn giao công việc như một “tài liệu làm việc” mà bạn sẽ cập nhật cho đến khi sẵn sàng bàn giao nó cho đồng nghiệp thay thế.
Định dạng dưới file Word hay Excel
Word /Excel là dạng file phổ biến nhất để viết biên bản bàn giao công việc. Một email hay văn bản chuyền tay rất dễ bị mất hay thất lạc và nếu bạn không phải là một thiên tài sáng tạo có thể tạo ra thông tin dưới dạng đồ họa hoặc video kích thích trực quan, thì file dạng Word/ Excel là lựa chọn tốt nhất.
Một bảng có các nhiệm vụ, người thực hiện và các bên liên quan
Trong mỗi nhiệm vụ, hãy tạo một bảng có 5 cột: nhiệm vụ, chi tiết, thời hạn, người chịu trách nhiệm chính và các bên liên quan là những người bạn cần làm việc để hoàn thành nhiệm vụ.
Tập trung vào chi tiết
Biên bản bàn giao công việc không nên là một bản tóm tắt vài dòng phác thảo về những gì cần làm, mà nên bao gồm càng nhiều thông tin càng tốt. Chẳng hạn, nếu bạn đang viết một bản tóm tắt dự án cho khách hàng, thì khi viết bàn giao hãy bao gồm thông tin cơ bản của dự án, nêu suy nghĩ hiện tại của bạn về những gì cần được đưa vào bản tóm tắt, phản hồi từ khách hàng về những gì họ đang tìm kiếm, liên kết đến các tóm tắt dự án trước đây.
Thêm vào các hình ảnh minh họa
Hãy giữ sự chú ý của người đọc bằng cách làm phong phú việc truyền đạt thông tin của bạn bằng cách hình ảnh, video… Ví dụ, bạn có thể quay một video để giải thích cách làm một điều gì đó thay vì viết một loạt các hướng dẫn.
Thiết lập các buổi đào tạo riêng
Điều này đặc biệt phù hợp với những nhiệm vụ lớn hoặc phức tạp. Lý tưởng nhất là nên được thực hiện một tuần trước khi bạn rời đi để có thời gian thiết lập một buổi đào tạo tiếp theo nếu cần thiết.
Gửi biên bản bàn giao công việc đến tất cả những người liên quan
Đừng quên gửi kèm biên bản bàn giao này cho những người liên quan để họ cũng biết được trách nhiệm của mình nhằm hỗ trợ tốt nhất cho người thay thế.
Trong phần này, hãy chắc chắn bạn đề cập đến hai điều: lời cảm ơn đến người nhận đã đảm trách công việc khi bạn rời đi và lời đề nghị hỗ trợ như “Vui lòng gọi số… hoặc liên lạc qua email… trong trường hợp cần hỗ trợ”.
Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC KẾ TOÁN
Căn cứ quyết định cho nghỉ việc số: …
Hôm nay, vào lúc … giờ, ngày… tháng… năm…, tại…
Chúng tôi gồm có:
Bên bàn giao:
Ông/bà: …………………………………………………………., chức vụ………………………
Bên nhận bàn giao:
Ông/bà: …………………………………………………………., chức vụ………………………
Sau khi xem xét, chúng tôi thống nhất bàn giao công việc…. bao gồm những điều sau:
1. Mật khẩu cho hệ thống máy tính thay đổi khi cần thiết
2. Bàn giao các chứng từ kế toán từ năm… trở về trước
3. Các công viêc hàng ngày/công việc hàng tháng (bao gồm việc theo dõi các khoản thanh toán/ công nợ), các công việc đang làm dỡ.
4. Chìa khóa két tiền mặt.
5. …..
Bên bàn giao Bên nhận bàn giao
Ký và xác nhận Ký và xác nhận
Nghỉ việc mà không đưa ra một biên bản bàn giao công việc sẽ đem đến rất nhiều phiền phức cho đồng nghiệp và người quản lý của bạn. Họ không chỉ phải thực hiện công việc của bạn cho đến khi tìm được người thay thế mà còn phải đào tạo nhân viên mới để thực hiện vai trò của bạn.
Cả hai nhiệm vụ này đều sẽ khó hơn nếu không có tài liệu bàn giao. Và khi viết một biên bản bàn giao công việc, cố gắng đừng viết các đoạn dài dòng. Thay vào đó, bạn chỉ cần bao gồm các bước liên quan và làm nổi bật các nhiệm vụ quan trọng mà bất cứ ai thay thế vị trí của bạn cũng cần phải biết. Hi vọng bài viết trên đây sẽ phần nào cung cấp cho bạn những hiểu biết cần thiết để có thể hoàn thành một biên bản bàn giao công việc hiệu quả.
