Cập nhật thông tin mỗi ngày
Diễn biến dịch trên thế giới đang diễn ra vô cùng phức tạp và khó đoán. Chỉ một vài tuần trước, dường như cơn bùng dịch chỉ xảy ra ở Trung Quốc và đang trong tầm kiểm soát. Nhưng gần đây, con số lây nhiễm bệnh đã trở nên mạnh mẽ hơn và lan đến các quốc gia Châu Á khác thậm chí cả phương Tây, báo động một giai đoạn mới buộc chúng ta cần phải đưa ra nhiều chiến lược cấp bách hơn nhằm giảm nhẹ sự lây lan của virus. Điều đó buộc bạn phải cập nhật thông tin 24/7. Không chỉ thế, bạn còn cần phải hình thành những nhận thức mới của chính bản thân trước tình hình căng thẳng như hiện nay.
Cẩn trọng với những tin tức mới
Những kênh thông tin thường chú trọng vào những tin nào mới và hot nhất, hơn là tập trung vào bức tranh toàn cảnh của sự việc; và đôi khi họ còn không thể phân biệt được đâu là thật – giả. Tin tức ngày hôm qua có khả năng sẽ tái sắp xếp lại cách mà tổ chức của bạn hoạt động vào ngày hôm nay. Khi tiếp nhận những thông tin có tính thay đổi nhanh – chẳng hạn như một công nghệ mới hay một cơn khủng hoảng mới, chúng ta thường sẽ có xu hướng nhìn vào những điều tồi tệ trước, sau đó phản ứng thái quá với vấn đề trước khi thật sự có cái nhìn kỹ lưỡng hơn về nó. Vì thế, khi tiếp nhận thông tin, hãy nghiên cứu kỹ nguồn gốc của thông tin đó trước khi quyết định hành động nhé!
Đừng vội vàng đi đến kết luận
Trong thế giới số hiện nay, nhân viên công ty có thể dễ dàng kết nối với nhiều nguồn thông tin khác nhau. Các nhà lãnh đạo cũng cho rằng có quá nhiều thông tin có sẵn ngoài kia, và rằng họ không cần phải tra thêm bất kì một nguồn thông tin nào nữa cả. Tuy nhiên, việc phát tán và bàn luận quá sâu về một thông tin nào đó không đem lại giá trị gì cả. Vì thế, nếu bạn cứ tranh cãi về tính chính xác của một thông tin nào đó thì hãy ngừng lại, vì đây là một hành động lãng phí thời gian – hay tệ hơn, là bạn đang tạo ra quá nhiều giả thuyết khác nhau cho một sự việc nữa đấy.
Cân nhắc ý kiến từ chuyên gia một cách cẩn thận
Những chuyên gia thuộc khoa nghiên cứu dịch bệnh, khoa virus, sức khỏe cộng đồng, công tác hậu cần và cả những ngành nghề khác đều là những người rất quan trọng trong việc truyền bá các thông tin phức tạp liên quan đến dịch bệnh. Tuy nhiên cần phải biết rằng, ý kiến của chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau thường sẽ không giống nhau vì họ còn phải đưa ra nhận định dựa vào những chính sách ngăn chặn dịch bệnh hay tác động về mặt kinh tế – xã hội khác nhau. Vì thế, việc nghiên cứu và thảo luận từ nhiều nguồn khác nhau là một bước đi đúng đắn.
Mỗi đại dịch đều khó lường trước, và không một cái nào giống cái nào. Vì vậy, cần áp dụng những phương pháp mang tính trùng lặp và dày dặn kinh nghiệm nhằm hiểu hơn về tình hình đang diễn ra, cũng như biết được cách nào mang lại hiệu quả tốt nhất nhưng vẫn tuân thủ theo ý kiến của các chuyên gia.
Liên tục định hình nhận thức của bản thân về tình hình hiện tại
Hãy nhìn nhận mọi thứ một cách tổng thể và lập kế hoạch kỹ lưỡng cho những gì sắp tới – thói quen này sẽ trở thành một quán tính, giúp bạn đương đầu tốt hơn với thử thách hiện tại.
Tuy nhiên, những tập đoàn lớn thường khó có thể linh hoạt được như vậy. Các nhà quản lý sẽ không phổ biến kế hoạch cho đến khi nào họ chắc chắn về điều đó. Họ cũng hay do dự khi thay đổi kế hoạch vì cho rằng mình sẽ trông thiếu quyết đoán. Những nhà quản lý sợ rằng họ có thể đưa ra thông tin sai lầm và điều này sẽ tạo ra nhiều hỗn loạn cho tổ chức. Việc có những tài liệu “sống” với những cập nhật mới nhất, sẽ giúp cho mọi người học hỏi và thích nghi trong những tình huống liên tục thay đổi như vậy.
Cẩn trọng với cách tổ chức của bộ máy làm việc
Những vấn đề mang tính tranh cãi, nhạy cảm hay nổi cộm sẽ luôn thu hút sự chú ý từ các nhà quản lý cấp cao, các cấp quản trị rủi ro, pháp lý và rất nhiều lãnh đạo phòng, ban khác. Mỗi bộ máy sẽ có một cách riêng nhằm giải quyết vấn đề – dẫn tới việc có quá nhiều quan điểm trái chiều trong một tình thế trì trệ và bế tắc.
Vì thế, việc thành lập một đội nhóm nhỏ uy tín, cho họ đủ thời gian để có thể nhanh chóng đưa ra các sáng kiến chiến thuật, đồng thời giúp cung cấp nhiều thông tin hữu ích – sẽ giúp ích hơn là việc vận hành một bộ máy quản lý cồng kềnh và thiếu hiệu quả. Bên cạnh đó, hãy lưu ý rằng những sự kiện xảy ra bên ngoài chính là kim chỉ nam cho sự vận hành bên trong nội tại công ty.
Việc sử dụng một nguồn tài liệu số sẽ hiệu quả hơn nhiều so với các loại thông tin tràn lan bên ngoài. Ngoài ra, tài liệu số cũng góp phần làm giảm rủi ro, vì nó có thể được cập nhật một cách nhanh chóng hay dễ dàng thu hồi thông tin khi cần thiết. Hơn hết, bạn cũng nên phân biệt rõ giữa các thông tin sự thật, giả thuyết và suy đoán – nhằm có một bức tranh toàn cảnh hoàn chỉnh và rõ nét hơn về tình hình đại dịch đang diễn ra.
Sự phản ứng của bạn trước cơn đại dịch nên được cân bằng với 7 mục sau:
- Giao tiếp: Nhân viên thường dễ bị rơi vào “bẫy” của những thông tin trái chiều, hay cảm thấy lo lắng hoặc bối rối khi được hướng dẫn về những điều nên làm. Vì thế, hãy chắc rằng bạn phổ biến các chính sách một cách nhanh chóng, rõ ràng và cân bằng nhất. Thêm vào đó, hãy giải thích thêm ngữ cảnh và lí do đằng sau các chính sách đó để nhân viên của mình có thể hiểu hơn về vấn đề, đồng thời tiên phong trong các tình huống bất ngờ nhất – chẳng hạn như nghỉ lễ ở các nơi bị cấm, hay cách đấu thầu chẳng hạn.
- Nhu cầu của nhân viên: Việc cấm di chuyển du lịch hay tụ tập nơi đông người sẽ khiến cho mọi người mau chóng mong muốn giải quyết các nhu cầu như giáo dục, chăm sóc sức khỏe, dự trữ lương thực thực phẩm chẳng hạn. Bạn nên lường trước và có sẵn những giải pháp cho các vấn đề như vậy. Hãy tạo một trạm thông tin, nơi mà nhân viên của mình có thể dùng để tra cứu thông tin mà họ cần.
- Di chuyển: Hãy chắc rằng những chính sách du lịch, đi lại của công ty phải được trình bày một cách rõ ràng; bao gồm việc nơi nào thì nhân viên có thể di chuyển tới, vì lí do gì, cần phải có sự cấp phép từ đâu và khi nào thì những chính sách sẽ thay đổi.
- Làm việc từ xa: Có những chính sách rõ ràng – nhân viên sẽ làm việc ở đâu, làm việc như thế nào, và khi nào thì họ sẽ được kiểm tra. Làm việc tại gia là một chính sách còn khá hiếm ở một vài quốc gia – ví dụ như Việt Nam. Vì thế, hãy tiên liệu trước một vài lời giải thích cho những ai có nhu cầu được biết nhé.
- Bình ổn chuỗi cung ứng: Hãy cố gắng bình ổn các chuỗi cung ứng bằng cách sử dụng hàng tồn kho, các nguồn thay thế khác, và đàm phán với nhà cung ứng nhằm giải quyết tốt các “nút thắt cổ chai” kiềm hãm sự phát triển của tổ chức công ty. Ở những nơi mà các giải pháp nhanh không thể thực thi được; thì hãy cùng phát triển kế hoạch, thực hiện các biện pháp tạm thời và liên kết đối thoại với các bên liên quan khác trong tổ chức.
- Theo dõi và dự đoán: Cơn khủng hoảng này rất có thể sẽ tạo ra nhiều sự biến động khó lường. Hãy sử dụng các quy trình báo cáo nhanh nhằm nắm rõ tình hình doanh nghiệp, nơi nào cần được giảm nhẹ rủi ro, và từ đó có những giải pháp cứu cánh kịp thời. Không có cơn khủng hoảng nào mà không ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Sớm hay muộn gì, thì đây chính là phép thử để xem công ty nào có thể xoay xở tình thế hiệu quả nhất trong mùa dịch đấy.
- Là một phần của những giải pháp rộng lớn hơn: Với tư cách là một doanh nghiệp, bạn cũng nên ủng hộ những công ty khác trong phạm vi khả năng của mình. Đó có thể là ủng hộ về mặt y tế, các phương tiện liên lạc, thức ăn hay cả bất động sản. Hãy xem thử với khả năng của công ty, bạn có thể hỗ trợ gì được cho nhu cầu của xã hội.
Chuẩn bị cho những cơn khủng hoảng tiếp theo
Covid-19 không phải là một thử thách chỉ đến một lần rồi đi. Sẽ vẫn còn rất nhiều cơn khủng hoảng khác đang chờ ta ở phía trước. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, khi một cơn khủng hoảng ập đến, điều cần thiết nhất mà chúng ta có thể làm được sau đó chính là chuẩn bị và ngăn chặn trước cho một điều gì đó có thể xảy đến tiếp theo. Chuẩn bị cho cơn khủng hoảng tiếp theo (hay cho hậu quả mà cơn khủng hoảng hiện tại để lại) sẽ hiệu quả hơn là phản ứng bị động, nước tới chân mới nhảy.
Lập kế hoạch là chưa đủ, luôn cần phải thực hành
Rất nhiều công ty đã có nhiều sự chuẩn bị về mặt kiến thức cho các sự kiện không may có thể xảy ra. Những viễn cảnh mà họ đưa ra có thể được cập nhật và thiết kế sao cho đúng với hoàn cảnh. Tuy nhiên, chúng ta không hề biết chuyện gì có thể xảy ra đối với doanh nghiệp của mình. Những rủi ro có thể ập đến chỉ trong vài ngày, biết đâu nơi ta ở lại trở thành tâm dịch chỉ trong một cái nháy mắt.
Vì thế, việc chuẩn bị về mặt kiến thức thôi là chưa đủ. Có thể bạn là người hiểu rõ được vấn đề, nhưng nếu không có sự diễn tập thì mọi thứ chỉ đơn thuần là được nói ra từ sách vở mà thôi. Những viễn cảnh tương lai nên được chạy thử, từ đó có thể biết được dưới áp lực, chúng ta thường hành động như thế nào. Hãy bố trí một căn phòng diễn tập với một đội thực tập thử – sẽ giúp ta vượt qua tốt các tình huống xấu sau này đấy!
Ngẫm lại về bài học rút ra là gì
Thay vì thở dài nhẹ nhõm và quay lại với nhịp sống bình thường sau khi cơn dịch trôi qua, lúc này chính là cơ hội tốt để ta nhìn lại những gì đã xảy ra với chính bản thân mình. Thậm chí khi cơn dịch vẫn còn bùng nổ, thì sức ảnh hưởng của nó và phản ứng của chúng ta cũng nên được lưu giữ cho sau này. Với những tình huống khó khăn như thế đã cho ta thấy điểm yếu hiện hữu của doanh nghiệp là gì – chẳng hạn như không thể đưa ra các quyết định đúng đắn kịp thời, hay khuynh hướng của bạn thân đối với xã hội ra sao, và đó cũng chính là cơ hội để ta phát triển hơn nữa.
Thế giới sẽ thay đổi, hãy ý thức điều đó
Khủng hoảng Covid-19 sẽ làm thay đổi doanh nghiệp, và cả xã hội theo nhiều chiều hướng khác nhau. Ví dụ, các ngành như mua sắm online, học trực tuyến hay đầu tư vào sức khỏe sẽ nổi lên như cồn. Các công ty cũng sẽ phải tái cấu trúc chuỗi cung ứng của mình, và củng cố sức lực của bản thân mà không cần phải dựa dẫm quá nhiều vào các nhà máy lớn khác nữa. Covid-19 đã thay đổi xã hội. Chúng ta cũng cần phải cố gắng thích nghi theo đó, xem xem ta đã học hỏi được những gì, và dự trù tốt nhất cho tương lai.
