Làm việc tại nhà là cụm từ xuất hiện kể từ khi công nghệ trở nên phát triển, các doanh nghiệp ứng dụng nhiều công cụ hơn trong việc vận hành và quản lý từ xa. Bên cạnh những công ty đi đầu về xu hướng ấy, còn hàng ngàn doanh nghiệp đang tìm giải pháp, cách thức vận hành từ xa, đặc biệt vẫn chưa biết làm thế nào để quản lý nhân viên làm việc tại nhà hiệu quả.
Giải đáp vấn đề ấy, Kiến Nghiệp xin chia sẻ một vài kinh nghiệm vận hành doanh nghiệp và quản lý nhân viên từ xa để đảm bảo năng suất làm việc và hiệu quả kinh doanh.
1, Quản lý theo đầu việc và KPIs
Quản lý theo đầu việc và KPIs là cách đa số các công ty áp dụng. Vào mỗi đầu giờ làm việc, nhân viên thường lên “To do list” cần làm trong ngày và báo cáo lại trưởng bộ phận. Thông qua đó, ai cũng tự chủ động với công việc của mình và sắp xếp thời hạn hoàn thành phù hợp. Trưởng bộ phận cũng căn cứ vào đó để đánh giá nhân viên có hoàn thành công việc hay không. Nếu không thì lý do là gì, có công việc gì phát sinh hay không?
Bên cạnh việc vạch từng đầu việc cũng cần lên KPIs cụ thể cho công việc đó. Chẳng hạn đối với 1 nhân viên kinh doanh, đầu việc trong ngày là Gọi điện chăm sóc khách hàng, gửi email chào hàng, demo sản phẩm cho khách hàng. Vậy thì từng đầu việc sẽ có KPIs cụ thể hơn, như gọi tối thiểu 20 khách hàng/ngày, gửi tối thiểu 30 email cho khách hàng/ngày và demo tối thiểu 3 khách hàng/ngày.
Đối với những công việc đặc thù hơn có tính chất giao việc, chẳng hạn nhân viên sẽ nhận chỉ định công việc từ trưởng bộ phận hoặc cấp trên/những người làm việc theo quy trình trước/sau, thì công ty có thể sử dụng công cụ quản lý giao việc để mọi hoạt động được sắp xếp theo quy trình, khoa học và nhân viên cũng có thể theo dõi được đầu việc được chỉ định ngay qua email hay ứng dụng giao việc trên di động.
2, Thường xuyên giữ liên lạc với các nhân viên
Thường xuyên liên lạc với nhân viên khi làm việc tại nhà cũng là cách để quản lý nhân viên hiệu quả hơn. Trong thực tế, việc liên hệ với nhân viên thường nhằm mục đích trao đổi công việc, chia sẻ khó khăn và giám sát nhân viên xem có đang thực hiện công việc hay không.
Cùng với việc giữ liên lạc, mọi người cũng nên lưu ý đến hình thức liên lạ qua video call hoặc điện thoại thay vì email hay tin nhắn văn bản. Việc trao đổi trực tiếp cùng nhân viên bằng lời nói sẽ giúp cấp quản lý nắm bắt được thông tin thường trực và khách quan hơn. Nếu có những vướng mắc hay có những phát sinh thì có thể cùng tìm cách giải quyết vấn đề để sớm dứt điểm từng đầu việc.
3, Xây dựng quy trình tác nghiệp giữa các bộ phận
Quản lý nhân viên từ xa qua quy trình tác nghiệp giữa các bộ phận cũng là cách để cấp quản lý thấy được tổng quan tình hình công việc và sự liên kết giữa các bộ phận. Khi theo dõi bằng quy trình, chỉ cần công việc dồn lại ở 1 người hay một bộ phận là cấp trên có thể nắm rõ được vấn đề.
Việc xây dựng quy trình tác nghiệp giữa các bộ phận cần lưu ý đến các yếu tố sau:
- Những bộ phận nào thường tác nghiệp với nhau?
- Hoạt động nào diễn ra trước, hoạt động nào diễn ra sau?
- Ai là người có thẩm quyền xét duyệt quy trình hay phê duyệt kết quả?
- Thông tin được hệ thống hóa bằng công cụ nào, chuyển đến quy trình tác nghiệp tiếp theo bằng cách nào…?
- Kho dữ liệu dùng chung cho các bộ phận nằm ở đâu trong quy trình?
Việc xây dựng quy trình cũng cần có kế hoạch bài bản và viết thành tài liệu cụ thể, chi tiết. Có như vậy, mọi trách nhiệm của từng vị trí công việc mới được quy định rõ ràng, quản lý nhân sự dựa trên quy trình mới có hiệu quả.
4, Review công việc theo hiệu suất
Như đã nói ở trên, khi làm việc từ xa thì việc quản lý đầu việc và KPIs là điều cần thiết. Tuy nhiên chúng ta cần chú ý đến việc review công việc theo hiệu suất, xem xét kết quả đạt được chứ không chỉ đánh giá nhân viên ở mức độ hoàn thành. Đặc biệt với những vị trí công việc như nhân viên kinh doanh, nhân viên marketing…
Điều này vừa để khuyến khích nhân viên tập trung tối ưu hiệu quả làm việc, vừa định hướng nhân viên cống hiến vì kết quả cuối cùng chứ không dừng ở việc hoàn thành cho xong lần.
5, Phân quyền truy cập thông tin
Nỗi lo về việc lộ dữ liệu khi nhân viên làm việc tại nhà luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu, đặc biệt là những công ty trong lĩnh vực công nghệ, hay các công ty có cơ sở dữ liệu khách hàng lớn.
Quản lý nhân viên từ xa cũng cần xét đến việc phân quyền truy cập thông tin cho từng nhân viên. Theo đó nhân viên chỉ được phép truy cập kho dữ liệu chung như file mẫu, tài liệu về sản phẩm, quy trình quy định và dữ liệu riêng của phòng ban/nhóm làm việc. Nhân viên không được phép xem dữ liệu vượt quá quyền hạn hoặc thông tin của bộ phận không liên quan.
Với những lưu ý trên đây, hy vọng công ty bạn có thể áp dụng thành công việc quản lý nhân viên làm việc tại nhà. Không chỉ quản lý, mà còn có thể khuyến khích nhân viên nỗ lực và xây dựng văn hóa tự giác trong công việc để hoàn thành mục tiêu cuối cùng mà công ty kỳ vọng.
