Trợ lý là một ngành nghề phổ biến tại nhiều công ty hiện nay. Đây được xem là “cánh tay phải” vô cùng đắc lực của ban lãnh đạo công ty. Họ hỗ trợ hầu hết các công việc lớn nhỏ và sắp xếp lịch trình.Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ vị trí trợ lý là gì và những kỹ năng cần thiết để trở thành một trợ lý ưu tú. Hãy cùng Kiến Nghiệp Group tìm hiểu chi tiết vị trí này qua bài viết sau các bạn nhé.
1. Trợ lý là gì?
Trợ lý là người làm việc trực tiếp với giám đốc hay ban lãnh đạo của một doanh nghiệp giải quyết một số công việc liên quan. Họ sẽ hỗ trợ những người đứng đầu công ty hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất.
Một số vấn đề mà các trợ lý thường thay giám đốc giải quyết các công việc như:
- Xử lý các mối quan hệ đối nội – đối ngoại.
- Giải quyết các vấn đề liên quan tài chính.
- Gặp gỡ đàm phán với khách hàng.
- Truyền đạt các thông tin đến cấp dưới.
Trợ lý là một vị trí quan trọng và tương đối phức tạp, đa dạng. Công việc đòi hỏi bạn cần có nhiều kỹ năng, phẩm chất để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ.
2. Sự khác biệt giữa thư ký và trợ lý?
Không ít bạn bị nhầm lẫn hai vị trí trợ lý và thư ký là một. Vậy sự khác biệt giữa thư ký và trợ lý là gì?
Một số yếu tố tương đồng:
- Chịu trách nhiệm xử lý một số công việc trong thời gian lãnh đạo không có mặt.
- Chịu trách nhiệm quản lý tài liệu, văn phòng phẩm, các loại văn thư, bao gồm công việc lưu trữ, tìm kiếm và chuẩn bị những loại giấy tờ lãnh đạo cần.
- Nhận và gửi đi các loại thư tín liên quan tới công việc.
- Tổ chức những buổi họp hay hội nghị lớn nhỏ trong công ty.
- Thiết lập kế hoạch hoạt động theo tuần cho công ty, theo dõi và sắp xếp lịch trình cho lãnh đạo, kiểm tra lịch di chuyển cũng như các chuyến công tác khác nhau.
Khác biệt
- Trợ lý có quyền hạn và vai trò lãnh đạo cao cấp hơn. Thông thường, họ có thể đảm đương những công việc như một thư ký, nhưng trách nhiệm cũng nhiều hơn.
- Bởi trợ lý là người được trao quyền phân công, giám sát và nghiệm thu một số công việc của các phòng ban khác. Sau đó, họ sẽ thực hiện báo cáo lại với lãnh đạo.
- Ở một số công ty, trợ lý có thể kiêm luôn việc quản lý ngân sách, các khoản thu chi hay công nợ, và làm việc như một kế toán. Nhờ thế, trợ lý là vị trí có thể liên kết và tương tác với hầu hết các phòng ban khác nhau trong một công ty.
- Ngoài ra, trợ lý còn được trao quyền để làm việc trực tiếp với nhân viên, khách hàng nhằm giải quyết một số vấn đề phát sinh.
Có thể nói, trợ lý là một công việc “dưới một người trên vạn người” với khối lượng công việc, quyền hạn cũng như trách nhiệm cao hơn hẳn so với thư ký.
3. Mô tả công việc vị trí trợ lý
Công việc chủ yếu của một trợ lý còn phụ thuộc vào tính chất riêng của từng doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo mô tả công việc cơ bản và đầy đủ nhất mà một trợ lý thường phải đảm đương như sau:
- Lưu trữ, tìm kiếm và chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho một số sự kiện như hội họp, hoặc theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
- Lên lịch các cuộc họp định kỳ hoặc phát sinh của công ty, chuẩn bị phòng họp và phòng hội nghị.
- Hỗ trợ sắp xếp và lưu trữ hồ sơ của các nhân viên thuộc những phòng ban khác nhau.
- Hợp tác với nhân viên ở hầu hết các phòng ban trong công ty để hoàn thành công việc, đồng thời có thể thực hiện một số việc hành chính để hỗ trợ nếu cần.
- Thực hiện cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ định kỳ hoặc phát sinh.
- Giải đáp thắc mắc cho nhân viên các phòng ban khác hoặc liên hệ bộ phận nhân sự để giải đáp.
- Quản lý các vật dụng đã cung cấp trong văn phòng làm việc và mua mới khi cần.
- Sắp xếp các chuyến công tác, lịch trình di chuyển của lãnh đạo cũng như một số nhân viên của công ty.
- Phân phát các tài liệu, thông báo hoặc chỉ dẫn mới từ phía công ty đến nhân viên khi cần.
4. Những yêu cầu cần có của trợ lý là gì?
Kỹ năng giao tiếp
- Trợ lý là vị trí đòi hỏi khả năng giao tiếp tốt, đàm phán, thuyết phục và nắm bắt tâm lý đối phương. Kỹ năng này sẽ giúp bạn thu hút và gây được thiện cảm với đối tác, nhằm phục vụ cho việc gặp gỡ hay tiếp khách hàng thay lãnh đạo.
- Kỹ năng giao tiếp cũng thường đi đôi với việc am hiểu ngoại ngữ, văn hoá của các vùng miền và quốc gia khác nhau để có thể dễ bắt chuyện cũng như tạo được thiện cảm.
Kỹ năng tin học
Với đặc thù công việc liên quan đến tài liệu, trợ lý phải là người thành thạo kỹ năng máy tính. Hiểu biết về các thiết bị công nghệ mới sẽ góp phần giúp công việc trợ lý tốt hơn, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, năng suất.
Kỹ năng lập kế hoạch
Công việc của trợ lý thường phải sắp xếp lịch trình, di chuyển cho lãnh đạo và một số thành viên của công ty trong các chuyến công tác. Vì vậy, nắm vững kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức rất quan trọng. Điều này sẽ giúp một trợ lý giỏi hoàn thành những nhiệm vụ được giao phó một cách chuyên nghiệp hơn.
Kỹ năng ra quyết định
- Đôi lúc bạn cần phải thay lãnh đạo giải quyết một số vấn đề phát sinh hoặc khắc phục hậu quả kịp thời. Do đó, kỹ năng ra quyết định là một trong những điều cần phải rèn luyện.
- Ngoài ra, một người trợ lý cần phải biết nắm bắt, học hỏi từ lãnh đạo. Từ đó, bạn mới có thể nhanh chóng phát triển toàn diện và thăng tiến trong công việc.
Hiểu rõ về lĩnh vực kinh doanh
- Điều quan trọng nhất để trở thành trợ lý là gì? Đó chính là hiểu rõ lĩnh vực kinh doanh và tình hình của công ty. Đối với lãnh đạo, trợ lý được xem là “cánh tay” đắc lực.
- Vì thế, họ cần am hiểu rõ về công ty, tình hình thị trường cũng như đối thủ cạnh tranh, đưa ra những ý kiến có tính đóng góp hoặc giải quyết kịp thời. Bất kỳ quyết định sai lầm nào do trợ lý không hiểu rõ về tình hình công ty và thị trường cũng có thể gây nên những tổn thất lớn về mặt doanh số cũng như danh tiếng.
- Ngoài kiến thức chuyên môn, sự khéo léo và bản lĩnh, người làm trợ lý còn cần có ngoại hình ưa nhìn cũng như phong thái lịch thiệp. Bởi, thỉnh thoảng họ cùng lãnh đạo đi tiếp khách hàng.
5. Các vị trí công việc trợ lý.
Trợ lý hành chính
Trợ lý hành chính là người chịu trách nhiệm về hầu hết các công việc liên quan đến hành chính của công ty.
Công việc bao gồm:
- Soạn thảo văn bản
- Soạn và gửi email doanh nghiệp
- Tiếp đón đối tác hay khách hàng của công ty
- Tiếp nhận các cuộc điện thoại
- Sắp xếp lịch và chuẩn bị cho các cuộc hội họp
- Hỗ trợ công việc một số phòng ban khác, v.v.
- Trợ lý hành chính thường chỉ yêu cầu bằng Trung cấp trở lên, với mức lương dao động từ 7-12 triệu đồng/tháng.
Trợ lý kinh doanh
Trợ lý kinh doanh sẽ tham gia hỗ trợ công việc kinh doanh của công ty một cách trực tiếp. Họ sẽ phối hợp với các phòng ban để phát triển cũng như tiến hành kế hoạch, nhằm mục đích tăng doanh số bán hàng.
Do đặc thù công việc, trợ lý kinh doanh thường yêu cầu bằng Cử nhân các ngành kinh tế hoặc marketing. Mức lương trung bình của trợ lý kinh doanh sẽ khoảng 3-7 triệu đồng/tháng khởi điểm và lên đến 30 triệu đồng/tháng tùy khả năng.Công việc của trợ lý kinh doanh đòi hỏi kiến thức về quản trị và hiểu biết sản phẩm công ty
Trợ lý giám đốc
Người đảm nhiệm vị trí trợ lý giám đốc sẽ hỗ trợ trực tiếp giám đốc hoặc tổng giám đốc trong các công việc như:
- Lên kế hoạch, lịch trình làm việc.
- Quản lý và phối hợp với các phòng ban để báo cáo lại.
- Giải quyết một số vấn đề khẩn cấp khi cần thiết.
- Ứng viên thích hợp cho vị trí trợ lý giám đốc thường là Cử nhân các ngành kinh tế, marketing, luật hoặc từng có kinh nghiệm quản lý nhiều năm.
- Mức lương thông thường của công việc này dao động từ 7 triệu đồng/tháng khởi đầu và có thể lên đến hơn 60 triệu đồng/tháng.
Trợ lý sản xuất
Trợ lý sản xuất sẽ đảm nhiệm vai trò hỗ trợ giám đốc, hay quản lý bộ phận sản xuất các công việc như giám sát quy trình hoạt động sản xuất, quản lý nhân sự hay tài chính phục vụ sản xuất.
Trợ lý sản xuất thông thường yêu cầu kiến thức chuyên môn cao. Bạn cần am hiểu về ngành, có nền tảng về quy trình sản xuất, sản phẩm hoặc từng có kinh nghiệm nhiều năm làm việc trong việc sản xuất. Mức lương phổ biến của vị trí này khoảng 4 triệu đồng/tháng khởi điểm, và lên đến 29,3 triệu đồng/tháng khi lành nghề.
Trợ lý dự án
Tương tự trợ lý sản xuất, vị trí trợ lý dự án sẽ là “cánh tay đắc lực” cho giám đốc hay quản lý bộ phận dự án. Nhiệm vụ của trợ lý dự án là giám sát tiến độ, quản lý các loại hồ sơ và giấy tờ liên quan, đánh giá nghiệm thu dự án, quản lý chi phí cũng như tính lương thưởng cho nhân viên dự án.
Công việc này đòi hỏi bằng cấp chuyên về quản trị kinh doanh, hay từng có kinh nghiệm quản lý dự án từ 2 năm trở lên. Ngoài ra, ứng viên còn phải sở hữu những kỹ năng mềm và khả năng chịu áp lực tốt. Mức lương của vị trí này có thể khoảng 8-14 triệu đồng/tháng tuỳ thuộc năng lực.
Trên đây là chia sẻ của Kiến Nghiệp Group đã phần nào giúp các bạn hiểu thêm về vị trí Trợ lý hiện nay. Đừng quên tìm hiểu thêm những chia sẻ của Kiến Nghiệp để giúp bạn dễ dàng đạt được thành công trong con đường sự nghiệp nhé!
Kiến Nghiệp Group chúc bạn thành công !
