Có rất nhiều yếu tố mà người quản lý có thể giúp cho nhân viên mới làm quen và thích nghi với công việc cũng như văn hóa công ty, trong đó việc rất dễ dàng và hiệu quả nhất là viết một lá thư chào mừng. Nếu bạn không chắc chắn làm thế nào để tạo lá thư chào mừng nhân viên mới chuẩn nhất, thì dưới đây là một số mẹo cũng như một số mẫu thư mà bạn có thể tham khảo.
Vì sao bạn cần gửi thư chào mừng nhân viên mới?
Thư chào mừng rất quan trọng bởi vì nó là sự chào đón cụ thể thực sự đầu tiên của công ty đến một nhân viên mới. Đó là cách để cho thấy công ty hào hứng như thế nào khi làm việc với người mới, cung cấp cho họ cái nhìn tổng quan về đội nhóm và cũng là một cách để nhân viên nhớ về sự khởi đầu của họ trong công ty sau này.
Ai là người nên viết thư chào mừng?
Thư chào mừng nhân viên mới phải được viết bởi người quản lý chứ không phải là bất kỳ nhân viên nào khác. Đây là một cách để bắt đầu mối quan hệ giữa bạn và nhân viên một cách tích cực. Và bằng cách viết một lá thư chào mừng chân thật, thân thiện, bạn sẽ tạo ra sự gắn kết và có được sự tin tưởng của nhân viên ngay từ đầu.
Nội dung nào nên có trong thư chào mừng nhân viên mới?
Bức thư chào mừng nhân viên mới nên bao gồm các nội dung sau đây.
Giới thiệu một chút về bản thân bạn
Đừng quên đề cập người gửi thư chào mừng là ai bằng cách viết tên của bạn và một vài dòng về vai trò của bạn trong công ty. Tuy nhiên, đừng chia sẻ quá nhiều bởi bạn có thể trò chuyện với họ nhiều hơn sau này.
Thể hiện sự phấn khởi của bạn
Hãy thoải mái bày tỏ sự thích thú của bạn về nhân viên mới và vai trò mà họ đảm nhận. Bạn có thể khen ngợi thành tích của họ trước đây và hi vọng về kết quả tốt đẹp hơn khi hợp tác với công ty của bạn. Điều quan trọng là cho thấy bạn vui mừng thế nào khi có một nhân viên mới tài năng gia nhập vào đội nhóm. Bạn nên chân thành và rồi bạn sẽ được đền đáp bằng sự nhiệt tình, lòng trung thành và sự tận tâm của họ khi bắt đầu công việc.
Cung cấp một số hướng dẫn
Một nội dung được xem là quan trọng cần có trong thư chào mừng nhân viên mới là cung cấp cho họ các hướng dẫn về ngày đầu tiên của họ trong công việc. Họ sẽ gặp ai? Họ sẽ dành cả ngày để tìm hiểu về sản phẩm/dịch vụ của công ty hoặc sẽ bắt tay vào làm một số công việc cụ thể?… Bạn có thể làm giảm sự căng thẳng của họ bằng cách cho họ một vài ý tưởng về những gì được mong đợi ở họ.
Giới thiệu họ với đội nhóm
Ngoài việc giới thiệu về bản thân và những người mà nhân viên mới sẽ gặp vào ngày đầu tiên, một ý tưởng hay là bao gồm các thành viên khác trong đội nhóm vào thư chào mừng đó để họ có thể làm quen với nhau.
Điều này rất hữu ích vì nhân viên mới sẽ biết gặp đúng người để xin lời khuyên cho các vấn đề của họ trong công việc. Nếu công ty hoặc nhóm của bạn có phòng chat, bạn cũng nên đưa họ vào trong ngày đầu tiên và họ sẽ nhanh chóng làm quen với mọi người.
Hỏi rằng liệu họ có bất kỳ điều gì còn thắc mắc
Một cách hiệu quả để thể hiện sự nhiệt tình và tận tâm của bạn là cho nhân viên mới biết rằng họ có thể liên lạc với bạn nếu có bất kỳ vấn đề gì họ còn thắc mắc. Hãy cung cấp cho họ đầy đủ thông tin cũng như phương tiện liên hệ (email, Skype, tin nhắn…) hoặc giới thiệu họ với người có thể cung cấp cho họ thông tin bổ sung nếu họ cần.
Mẫu thư chào mừng nhân viên mới
Viết một lá thư chào mừng nhân viên mới hiệu quả, rõ ràng và đơn giản không khó như bạn nghĩ. Để tạo ra một email phù hợp, bạn có thể tham khảo mẫu thư sau đây.
X thân mến,
Chào mừng bạn đến với công ty ABC! Chúng tôi rất vui mừng khi có thêm một thành viên mới vào nhóm Marketing đang phát triển của mình. Tôi tin chắc rằng kinh nghiệm và khiếu hài hước của bạn sẽ phù hợp với môi trường nơi đây.
Tôi đã được trao rất nhiều cơ hội để phát triển và trở nên sáng tạo hơn trong thời gian làm việc với công ty và tôi mong muốn được nhìn thấy sự tiến bộ của bạn khi đóng góp cho sự thành công của công ty trong tương lai.
Bạn sẽ bắt đầu ngày đầu tiên đi làm bằng một chuyến tham quan văn phòng để bạn có thể làm quen với các thành viên khác. Sau đó, bạn cần hoàn tất một số giấy tờ cần thiết cho phòng Nhân sự và tìm hiểu thêm về các sản phẩm của công ty.
Nhân đây, tôi cũng xin giới thiệu một số thành viên mà bạn sẽ làm việc trực tiếp hoặc để nhận được sự hỗ trợ khi cần thiết:
1. Nguyễn Thị A – Trưởng nhóm Marketing
2. Đoàn Văn B – Nhân viên Nghiên cứu và phát triển sản phẩm
3. Lý Thị C – Trưởng phòng Kế toán
Một lần nữa, chào mừng đến với công ty. Nếu bạn có bất kỳ điều gì còn thắc mắc, vui lòng gọi cho tôi bất cứ lúc nào hoặc gửi email nếu điều đó thuận tiện hơn.
Trân trọng,
[Tên và chức vụ của bạn]
Khi viết một lá thư chào mừng nhân viên mới, bạn nên thể hiện sự thân thiện và sẵn sàng giúp đỡ. Một email chào mừng được viết tốt sẽ thuyết phục nhân viên mới rằng họ sẽ có thể đạt được mục tiêu nghề nghiệp của họ trong doanh nghiệp của bạn. Kết quả là họ sẽ bắt đầu làm việc với sự nhiệt tình và tận tâm nhất có thể.
