Việc xây dựng KPI cho phòng nhân sự là việc làm tất yếu nhằm vận hành hoạt động của phòng nhân sự hoàn thiện và đạt hiệu quả cao nhất. Vậy làm thế nào để xây dựng KPI cho phòng nhân sự? Những chỉ số KPI bộ phận nhân sự quan trọng là gì?
Và việc xây dựng KPI cho phòng nhân sự là việc làm tất yếu nhằm vận hành hoạt động của phòng nhân sự hoàn thiện và đạt hiệu quả cao nhất. Vậy KPI nhân sự là gì? Làm thế nào để xây dựng KPI cho phòng nhân sự? Những chỉ số KPI bộ phận nhân sự quan trọng là gì?
I. KPI nhân sự là gì?
KPI nhân sự chính là chỉ số hiệu suất của nhân sự gắn liền với chiến lược kinh doanh, mục tiêu doanh nghiệp và sứ mệnh của công ty. Chỉ số KPI phòng nhân sự đặt ra nhằm tạo ra các công thức làm việc thông minh để tối ưu chi phí cho công tác tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp.
Các chỉ số KPI bộ phận nhân sự cũng giúp đánh giá hiệu quả của bộ phận nhân sự và góp phần cải thiện, nâng cao chất lượng bộ phận nhân sự khi theo dõi chỉ số KPI
II. Chủ thể xây dựng KPI cho phòng nhân sự
Chủ thể xây dựng KPI cho phòng nhân sự phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ các mục tiêu, nhiệm vụ của phòng nhân sự và quan trọng là hiểu rõ về KPI nhân sự.
Cụ thể, giám đốc nhân sự, trưởng phòng hành chính nhân sự là những người có thể xây dựng KPI cho phòng nhân sự bởi vì những hiểu biết và sự am hiểu của họ đối với phòng nhân sự, các công việc cụ thể của mỗi nhân viên phòng nhân sự.
Ngoài ra, để đảm bảo tính khách quan nhất khi xây dựng KPI cho bộ phận nhân sự thì các CEO có thể nhờ đến sự tư vấn của chuyên gia về KPI.
III. Các chỉ số KPI quan trọng của bộ phận nhân sự
1. Chỉ số về lương
1.1. Mức thu nhập trung bình
Công thức = tổng thu nhập / tổng nhân viên
Theo dõi mức thu nhập trung bình của toàn công ty giúp nhân viên nhân sự có thể xem xét mức thu nhập của công ty mình đã phù hợp với thu nhập của các công ty cùng ngành khác hay chưa.
1.2. Mức thu nhập giờ công trung bình
Chỉ số KPI nhân sự theo chỉ tiêu mức thu nhập giờ công trung bình cũng là một tỷ lệ dùng để so sánh thu nhập trung bình của doanh nghiệp với doanh nghiệp khác cùng ngành.
1.3. Mức thu nhập theo chức danh
Mức thu nhập theo chức danh được sử dụng để xây dựng quy chế lương.
Công thức = tổng thu nhập chức danh / tổng nhân viên chức danh đó
Theo dõi KPI bộ phận nhân sự theo mức thu nhập trung bình của chức danh giúp phòng nhân sự xem xét mức thu nhập trung bình của công ty mình đã phù hợp với thị trường hay chưa.
1.4. Tỷ lệ chi phí lương
Công thức = tổng chi phí lương / doanh số
Tỷ lệ chi phí lương được theo dõi để biết đã hợp lý và phù hợp với tỷ lệ trong ngành hay chưa.
2. Chỉ số tuyển dụng
2.1. Tổng số CV / đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh)
KPI phòng nhân sự theo chỉ số tuyển dụng được dùng để đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của bộ phận nhân sự. Số lượng CV mà phòng nhân sự nhận được nhiều hay ít phụ thuộc vào danh tiếng công ty, vào công tác truyền thông tốt và có thể là do công việc hấp dẫn.
Nhân viên tuyển dụng cần thực hiện một bảng đánh giá ứng viên để có thể xác định được số lượng CV của mình nhiều hay ít và lý do của chỉ số đó để có thể cải thiện hơn cho các lần tuyển dụng sau.
2.2. Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu
KPI bộ phận nhân sự theo tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu là mức các ứng viên đạt được những yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn tuyển dụng mà nhân viên nhân sự đặt ra
Tỷ lệ này = số ứng viên đạt yêu cầu / tổng số ứng viên
Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu càng cao chứng tỏ người tuyển dụng đã truyền tải tốt những yêu cầu cốt lõi của mình đến các ứng viên, điều này giúp nhân viên tuyển dụng đỡ vất vả hơn trong việc lọc các hồ sơ ứng viên.
2.3. Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng
- Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng = Tổng chi phí / Tổng số CV
Chỉ tiêu này được sử dụng nhằm xác định xem để nhận về được một CV thì phải mất bao nhiêu tiền.
- Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng = Số người tuyển được/từng kênh
Chỉ tiêu này sử dụng để đo lượng số lượng ứng viên thu về được thông qua các kênh tuyển dụng đã sử dụng.
2.4. Thời gian để tuyển nhân viên
KPI phòng nhân sự theo chỉ số thời gian tuyển dụng là chỉ số thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự. Ví dụ: 14 ngày.
Chỉ số này được dùng để gán trách nhiệm cho bộ phận nhân sự trong việc tìm người. Đồng thời đây cũng là cơ sở để các bộ phận khác chủ động trong việc xây dựng kế hoạch nhân sự.
2.5. % ứng viên/phí tuyển dụng
2.6. Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng
KPI nhân sự theo chỉ số này dùng để đo lường số CV nhận được, số CV đạt yêu cầu trên mỗi vị trí tuyển dụng.
Công thức: Chỉ số chi phí trung bình / 1 CV = tổng số tiền cho kênh quảng cáo / tổng số CV nhận được từ kênh đó
Cụ thể là với mỗi CV thu được thì từng kênh quảng cáo để truyền thông sẽ mất bao nhiêu tiền. So sánh đối chiếu số tiền của từng kênh để xem xét kênh nào hoạt động hiệu quả nhất. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc chỉ thực hiện quảng cáo trên kênh hiệu quả nhất đấy. Vì còn phụ thuộc vào độc giả của kênh quảng cáo đó là gì…
3. Chỉ số về an toàn lao động
3.1. Tỷ lệ báo cáo an toàn lao động
Chỉ số KPI bộ phận nhân sự theo tỷ lệ báo cáo an toàn lao động được đo lường bằng số tai nạn lao động trong một tháng của mỗi bộ phận sản xuất.
3.2. Tỷ lệ thời gian mất mát do an toàn lao động
Chỉ số KPI phòng nhân sự theo tỷ lệ thời gian mất mát do an toàn lao động được tổng hợp lại từ thời gian mất mát của tất cả các vị trí liên quan đến một tai nạn lao động.
Tổng chi phí liên quan đến thời gian mất mát bao gồm chi phí mất đi và chi phí xử lý an toàn lao động.
3.3. Tỷ lệ chi phí mất do ATLĐ
Chi phí mất do an toàn lao động = số sản phẩm bị mất * đơn giá (của người liên quan) + chi phí xử lý an toàn lao động
Chi phí này được theo dõi ở các bộ phận khác nhau và so sánh theo từng tháng để có các biện pháp giải quyết thích hợp.
3.4. Thời gian huấn luyện ATLĐ
Tính thời gian huấn luyện theo từng cá nhân và theo các hạng mục khác nhau để xem xét thời gian huấn luyện đã đủ hay chưa?
4. Chỉ số đào tạo
4.1. Tổng số giờ huấn luyện/nhân viên
Chỉ số KPI bộ phận nhân sự này được tính bằng tổng số giờ huấn luyện trong một đơn vị thời gian cho mỗi vị trí
Thông qua chỉ số này để biết được thời gian huấn luyện nhân viên đã đủ theo kế hoạch hay chưa.
4.2. Giờ đào tạo trung bình / NV
Cần xem xét số giờ đào tạo trung bình / chức danh
Theo dõi chỉ số KPI bộ phận nhân sự này để có thể biết mức độ thời gian đào tạo đã hợp lý hay chưa, nhất là đối với các vị trí tuyển dụng có trình độ thấp.
4.3. Chi phí huấn luyện / NV
KPI bộ phận nhân sự theo chi phí huấn luyện dùng để đo lường được chi phí đầu tư cho một nhân viên là bao nhiêu.
Chi phí huấn luyện trung bình = tổng chi phí / tổng nhân viên (lưu ý nên tính chi phí theo chức danh)
Trong đó tổng chi phí bao gồm chi phí thuê giảng viên (hoặc giảng viên nội bộ), các giáo trình, phương tiện, dụng cụ hỗ trợ huấn luyện…
4.4. Tỷ lệ nhân viên đào tạo
Tỷ lệ này được tính bằng số nhân viên được đào tạo / tổng số nhân viên cần đào tạo áp dụng cho cùng một vị trí và lĩnh vực đào tạo nào đó.
Chỉ số KPI bộ phận nhân sự theo tỷ lệ này có thể dùng các tỷ lệ nhân viên được đào tạo nội bộ hay đào tạo bên ngoài.
4.5. Hiệu quả đào tạo
Hiệu quả đào tạo = Tỷ lệ nhân viên áp dụng sau đào tạo / tổng số nhân viên được đào tạo (do quản lý đánh giá)
Trong báo cáo đánh giá kết quả đào tạo nhân viên nhân sự cần biết nhân viên đã ứng dụng đào tạo như thế nào vào công việc của mình.
5. Chỉ số đánh giá công việc
Mặc dù chỉ số đánh giá công việc ở mỗi công ty đều sẽ khác nhau, tuy nhiên, khi đánh giá, một số chỉ số mà bộ phận nhân sự cần quan tâm là:
5.1. Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ
Công thức = số nhân viên không hoàn thành/ tổng số nhân viên
Chỉ số KPI bộ phận nhân sự này cần được quan tâm của toàn công ty và chi tiết của từng bộ phận.
Nếu tỷ lệ này quá thấp thì cần phải lưu ý xem xét lại và tìm ra được nguyên do.
5.2. Tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100 % công việc
Tỷ lệ này dùng để chỉ ra được số nhân viên đảm bảo công việc là bao nhiêu
Chỉ số KPI phòng nhân sự này cần được so sánh giữa các bộ phận với nhau và giữa các tháng với nhau.
5.3. Tỷ lệ nhân viên có thái độ tốt trở lên
Đối với các công ty thuộc ngành dịch vụ thì tỷ lệ này vô cùng quan trọng. Phòng nhân sự cần xem xét cụ thể tỷ lệ thái độ tốt và không tốt của từng bộ phận để xem xét một cách chính xác hơn.
5.4. Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy
Tỷ lệ KPI bộ phận nhân sự này được đo lường bằng số lượng vi phạm trong một tháng.
Nhân viên nhân sự có thể phân loại vi phạm theo bộ phận, theo lĩnh vực. Ngoài ra còn có thể phân theo mức độ nghiêm trọng của vi phạm.
6. Chỉ số về giờ làm việc
6.1. Tổng thời gian đi làm muộn toàn công ty
6.2. So sánh thời gian đi làm muộn của các bộ phận
Công thức = tổng thời gian / tổng nhân viên
Dựa vào chỉ số KPI bộ phận nhân sự này để có thể biết rằng bộ phận nào bị mất thời gian nhiều nhất để từ đó có biện pháp hạn chế.
6.3. Tỷ lệ ngày nghỉ, ốm
Nếu chỉ số KPI bộ phận nhân sự theo tỷ lệ này ở công ty cao thì cần phải xem xét lại các nguyên nhân để khắc phục.
7. Chỉ số về lòng trung thành
7.1. Tỷ lệ vòng quay nhân viên
Tỷ lệ vòng quay nhân viên = tổng số nhân viên đã tuyển / tổng số nhân viên theo kế hoạch
Tỷ lệ KPI bộ phận nhân sự này càng cao chứng tỏ vòng quay nhân viên cao và vòng đời của nhân viên thấp. Tỷ lệ này có thể đo lường bằng tỷ lệ của toàn công ty, tỷ lệ của một bộ phận hay tỷ lệ theo từng chức danh, vị trí.
Với tỷ lệ theo từng chức danh. Ví dụ: Công ty quy định chỉ có 10 nhân viên bán hàng. Nhưng trong năm phòng nhân sự đã tuyển 25 nhân viên thì tỷ lệ vòng quay là 25/10 = 2.5
7.2. Tỷ lệ vòng đời nhân viên
Tỷ lệ vòng đời của nhân viên = tổng thời gian phục vụ trong DN của tất cả nhân viên/ tổng số nhân viên doanh nghiệp đã tuyển
Chỉ số KPI bộ phận nhân sự theo tỷ lệ vòng đời nhân viên có thể được tính cho toàn công ty, cho các chức danh và cho cả bộ phận. Đối với chức danh nếu vòng đời quá thấp thì có nghĩa không phải do phía công ty mà do bản chất của xã hội. Ví dụ các chức danh hay làm việc theo thời vụ. Đối với các bộ phận, vòng đời nhân viên quá thấp một phần có thể do cách quản lý của trưởng bộ phận, cần được xem xét lại.
7.3. Tỷ lệ nhân viên muốn ra đi
Công thức = Tỷ lệ nhân viên muốn ra đi/ tổng số nhân viên
KPI nhân sự theo tỷ lệ nhân viên muốn ra đi phản ánh số nhân viên sẵn sàng ra đi khi có điều kiện. Với bộ phận nhân viên còn lưỡng lự ra đi thì không nằm trong tỷ lệ này.
7.4. Tỷ lệ nhân viên trung thành
KPI bộ phận nhân sự theo tỷ lệ nhân viên trung thành phản ánh tỷ lệ nhân viên luôn sẵn sàng đồng hành với doanh nghiệp cho dù bị các đối thủ cạnh tranh chào mời.
Một cách có thể xác định số nhân sự này là thông qua các cuộc phỏng vấn với nhân viên thông qua việc đóng giả là các đối thủ. Đối với đội ngũ nhân sự này, cần được quan tâm và tập trung nhiều hơn. Ngoài ra, chỉ số hài lòng của nhân viên cũng là một tỷ lệ rất tốt để đo lường sự trung thành của nhân viên với công ty.
8. Chỉ số năng suất nguồn nhân lực
8.1. Doanh số /1 nhân viên
Chỉ tiêu KPI bộ phận nhân sự này dùng để đánh giá một nhân viên tạo ra được bao nhiêu tiền trong 1 năm. Việc sử dụng chỉ số này vô cùng hữu ích khi đánh giá giữa các đơn vị kinh doanh cùng lĩnh vực, sản phẩm của một công ty hoặc so sánh giữa các đối thủ cạnh tranh để có thể nắm bắt được hiệu quả của nguồn nhân lực.
8.2. Lợi nhuận/NV
Cách phân tích chỉ số KPI bộ phận nhân sự này tương tự chỉ tiêu doanh số/ nhân viên
8.3. Chi phí hành chính / 1 nhân viên
Chỉ số KPI bộ phận nhân sự theo chi phí hành chính gồm: chi phí sửa chữa và bảo trì máy tính, bàn ghế, chi phí điện nước hoặc sửa chữa các vật dụng văn phòng.
Chi phí văn phòng phẩm không đưa vào loại chi phí này, nếu công ty quy định ngân sách cho từng loại văn phòng phẩm thì nó mang tính chất chi phí đầu tư. Chỉ đưa chi phí này vào chi phí trên khi công ty không quy định ngân sách và không kiểm soát được chi phí này.
Chi phí này chỉ hữu ích khi so sánh giữa các năm hoặc giữa các đơn vị với nhau. Ngoài ra, nếu xây dựng được định mức chi phí thì có khả năng sẽ kiểm soát được nó khi so sánh chi phí thực tế với định mức chi phí.
8.4. Năng suất
Chỉ số KPI bộ phận nhân sự theo năng suất được đo lường tùy thuộc vào loại sản phẩm dịch vụ của từng công ty.
Đối với các công ty không tính được năng suất qua sản phẩm thì có thể tính qua doanh số của công ty đó. Ví dụ doanh số của toàn bộ nhà hàng thì do bộ phận phục vụ trực tiếp thực hiện.
8.5. Chi lương OT (lương tăng ca)
Mức lương tăng ca của các bộ phận trong tháng và giải trình lý do liên quan.
9. Chỉ số hoạt động cải tiến
9.1. Tổng giá trị gia tăng
Chỉ số KPI bộ phận nhân sự theo tổng giá trị gia tăng là tổng giá trị tăng lên do các đề xuất của các bộ phận, cá nhân trong 1 năm.
Ngoài ra phòng nhân sự cần tổng hợp tổng chi phí thưởng và tỷ lệ tương ứng với tổng giá trị gia tăng.
9.2. Tổng số ý kiến
Chỉ số KPI bộ phận nhân sự theo tổng số ý kiến cần được theo từng tháng và theo từng bộ phận.
Đối với các bộ phận có ít ý kiến thì cần xem xét có các biện pháp thúc đẩy sự sáng tạo của các bộ phận đó. Lưu ý là ý kiến chỉ được xét khi nó thực sự có giá trị.
10. Chỉ số đánh giá nguồn nhân lực:
10.1. Tỷ lệ đánh giá trình độ của nhân viên
Tỷ lệ bằng cấp đạt/bằng cấp yêu cầu của một chức danh.
Tỷ lệ bằng cấp cao hơn của một chức danh.
Tỷ lệ theo trình độ văn hoá nói chung của toàn bộ công nhân viên.
10.2. Tỷ lệ nam nữ
Tỷ lệ KPI phòng nhân sự này cho biết tỷ lệ nam/nữ tại công ty có chênh lệch nhiều hay không.
10.3. Tuổi trung bình của lực lượng lao động
Tỷ lệ KPI bộ phận nhân sự này cho biết tuổi trung bình của nhân viên là già hay trẻ, từ đó có những chính sách phù hợp để tạo ra văn hoá doanh nghiệp phù hợp.
Kết luận
Trên đây là những thông tin quan trọng về KPI bộ phận nhân sự và các chỉ tiêu quan trọng để xây dựng KPI cho phòng nhân sự. Hy vọng với bài viết này, doanh nghiệp sẽ ứng dụng và xây dựng được chiến lược để phát triển hơn nữa phòng nhân sự của mình. Kiến Nghiệp Group chúc bạn thành công!
