Công việc của trợ lý giám đốc là một vị trí tuyệt vời để bắt đầu nếu bạn là một người có khiếu lãnh đạo, nhiệt tình, làm việc chăm chỉ và mong muốn học hỏi mọi thứ cần biết về cách quản lý một nhóm mà không phải chịu tất cả trách nhiệm như một giám đốc. Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về cách để trở thành trợ lý giám đốc ngay sau đây nhé.
Mô tả công việc của trợ lý giám đốc
Quản lý có thể là người phụ trách chính thức, nhưng trong hầu hết các trường hợp, trợ lý giám đốc là người đảm bảo sự trơn tru cho các hoạt động trong doanh nghiệp.
Trợ lý giám đốc cũng tham gia vào quá trình tuyển dụng và thôi việc trong tổ chức. Họ cũng là người sàng lọc ứng viên cuối cùng được phỏng vấn bởi người quản lý và đảm bảo rằng các “tân binh” có điều kiện thuận lợi nhất khi đảm nhận vai trò mới.
Ngoài ra, họ cũng được giao nhiệm vụ giám sát để đảm bảo rằng công nhân/nhân viên tuân thủ các quy tắc và quy định của tổ chức. Trong trường hợp nhân viên vi phạm các quy tắc của công ty hoặc đi ngược lại các quy trình đã đặt ra, trợ lý sẽ chịu trách nhiệm giải quyết các tình huống đó.
Công việc của trợ lý giám đốc cũng là tham dự vào việc tạo ra một mô hình cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời và có thể đích thân chăm sóc những khách hàng không hài lòng. Họ xử lý các khiếu nại từ khách hàng, đảm bảo rằng khách hàng hài lòng đồng thời vẫn giữ vững các giá trị của doanh nghiệp. Để đạt được điều này, họ phải chịu trách nhiệm về vấn đề không phải do họ gây ra chỉ để xoa dịu và giữ chân khách hàng.
Trong tình huống nhân viên không đến làm việc vì lý do này hay lý do khác, trợ lý giám đốc sẽ ủy quyền cho nhân viên khác và nếu không thể tìm được người thay thế cho nhân viên vắng mặt, họ sẽ đảm nhận vai trò đó tạm thời. Điều này ngụ ý rằng một trợ lý cần sẵn sàng đảm nhận vai trò của một nhân viên vắng mặt thường xuyên để đảm bảo rằng mọi việc luôn diễn ra suôn sẻ.
Công việc trợ lý giám đốc cũng liên quan đến việc chịu trách nhiệm lên lịch các cuộc họp và duy trì một môi trường làm việc tốt, cũng như theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu của công ty trong một khoảng thời gian nhất định.
Bên cạnh đó, họ cũng tham gia vào việc đưa ra các quyết định quan trọng trong công ty. Điều này là do họ tham gia vào hầu hết mọi khía cạnh của việc điều hành công ty hàng ngày.
Phẩm chất cần có để làm tốt công việc của trợ lý giám đốc
Có một số yếu tố có thể giúp trợ lý giám đốc thành công trong vai trò của họ, bao gồm:
Điều này bao gồm cả giao tiếp bằng lời, không lời và lắng nghe tích cực. Thực hiện công việc của trợ lý giám đốc, bạn phải có khả năng lắng nghe khách hàng để đáp ứng nhu cầu của họ một cách phù hợp nhất. Họ cũng cần giao tiếp hiệu quả với nhân viên để đưa ra chỉ dẫn, giao trách nhiệm và giải quyết xung đột. Đọc các dấu hiệu ngôn ngữ không lời cũng rất quan trọng, đặc biệt là khi nói chuyện với khách hàng. Trợ lý phải có khả năng đọc ngôn ngữ cơ thể, giọng nói và nét mặt của khách hàng để điều chỉnh thông điệp và lựa chọn phong cách giao tiếp phù hợp.
Phần lớn vai trò trợ lý xoay quanh việc quản lý nhân viên. Bạn sẽ cần phải xử lý các khiếu nại chung, thay đổi lịch trình, giao nhiệm vụ và theo dõi hiệu suất của nhân viên. Trợ lý giám đốc là người có vai trò lãnh đạo và phải đóng vai trò như một hình mẫu cho những nhân viên khác.
Công việc của trợ lý giám đốc đòi hỏi bạn phải nắm vững cách thức hoạt động của doanh nghiệp và có kiến thức tốt về các sản phẩm, dịch vụ và quy trình của công ty. Điều này sẽ giúp bạn đảm nhận bất kỳ vai trò nào ngay lập tức và đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ, ngay cả khi có một nhân viên nghỉ ốm, thiết bị bị hỏng hoặc đơn đặt hàng chậm trễ. Bạn cũng cần có trách nhiệm đi làm đúng giờ, đại diện cho công ty một cách chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng đối với mọi người.
Một trợ lý được mọi người yêu thích sẽ làm việc hiệu quả hơn. Là một trợ lý, bạn phải có kỹ năng giao tiếp và tương tác tốt, có thể quản lý mà không độc đoán hoặc kiểm soát và thúc đẩy nhân viên đạt được mức năng suất cao hơn. Công bằng trong cách bạn giám sát cũng là một đặc điểm đáng giá.
Trợ lý thường được yêu cầu đưa ra các quyết định cả nhỏ và lớn ở nơi làm việc. Để đạt được hiệu quả khi thực hiện công việc của trợ lý giám đốc, bạn phải có khả năng suy nghĩ nhanh chóng và hành động quyết đoán. Một trợ lý giám đốc tốt có thể nhanh chóng đánh giá mọi tình huống, cân nhắc ưu và nhược điểm của các phương pháp tiếp cận khác nhau và đưa ra quyết định có lợi cho tất cả các bên.
Điều này bao gồm các nhiệm vụ liên quan đến máy tính, chẳng hạn như vận hành hệ thống POS (thiết bị bán hàng) hoặc cập nhật số lượng hàng tồn kho trong cơ sở dữ liệu…
Một số câu hỏi phỏng vấn thường gặp khi ứng tuyển công việc trợ lý giám đốc
Hãy cho tôi biết kinh nghiệm của bạn trong việc tuyển dụng nhân viên mới
Khi nhà tuyển dụng hỏi điều này, họ muốn biết quy trình tuyển dụng điển hình của bạn. Khi trả lời, hãy cung cấp cho họ những ví dụ cụ thể và tự tin về những lựa chọn trước đây của bạn. Chẳng hạn, “Trong vai trò gần đây nhất của mình, tôi phụ trách việc tuyển dụng và phỏng vấn nhân viên mới.
Tôi luôn đảm bảo các ứng viên được sàng lọc có trình độ tốt và có thể đóng góp vào sự phát triển của công ty. Tôi đọc qua CV, chọn ứng viên tiềm năng, tiến hành các vòng phỏng vấn và chọn những cá nhân có kinh nghiệm phù hợp nhất với trách nhiệm của công việc”.
Mối quan hệ công việc của bạn với người quản lý trong vai trò trước đây như thế nào? Bạn đã làm việc tốt với nhau chứ?
Qua câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn xác định xem bạn đã từng có xung đột với người quản lý hay chưa và cách bạn vượt qua như thế nào. Mặc dù tính cách của mọi người khác nhau nhưng hành vi và hoàn cảnh trong quá khứ của bạn có thể giúp họ xác định bạn sẽ như thế nào trong vai trò này. Hãy đảm bảo nói những điều tích cực về người quản lý trước đây mà bạn đã làm việc cùng.
Ví dụ, “Tôi đã làm việc với người quản lý hiện tại hơn 5 năm. Mặc dù chưa hiểu rõ về nhau trong giai đoạn đầu khi tôi bắt đầu đảm nhận công việc của trợ lý giám đốc, nhưng chúng tôi đã xây dựng một mối quan hệ bền vững và chuyên nghiệp giúp thúc đẩy và đạt được các mục tiêu của công ty. Tôi tin rằng sự giao tiếp cởi mở và sự trung thực có ảnh hưởng lớn đến sự thành công của chúng tôi. Đây là điều tôi hy vọng sẽ tìm thấy ở mọi công việc trong tương lai”.
Bạn đã thể hiện khả năng ra quyết định như thế nào trong vai trò trợ lý trước đây?
Khi nhà tuyển dụng hỏi điều này, họ đang cố gắng đánh giá kỹ năng lãnh đạo và phong cách quản lý của bạn. Do đó khi trả lời, hãy nêu bật một quyết định thành công mà bạn đã thực hiện mang lại lợi ích cho công ty hoặc những người xung quanh bạn.
Chẳng hạn như, “Có lần, người quản lý bất ngờ bị bệnh và tôi phải đảm nhận nhiệm vụ của anh (chị) ấy trong thời gian còn lại của tuần. Điều này bao gồm việc ủy quyền và quyết định cách xử lý các vấn đề tức thì của khách hàng. Khi đưa ra những quyết định này, tôi đã cân nhắc các lựa chọn thay thế khác nhau và các quyết định đó có thể dẫn đến kết quả như thế nào.
Đặc biệt, khi xử lý các vấn đề của khách hàng, tôi đã xem xét cách xử lý các vấn đề này trong quá khứ cùng với các nguồn lực và hạn chế hiện tại để tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, đồng thời phù hợp với các tiêu chuẩn và sứ mệnh của công ty”.
Tại sao trợ lý lại quan trọng đối với một công ty?
Nhà tuyển dụng có thể hỏi điều này để hiểu rõ hơn cách bạn đánh giá nghề nghiệp của mình. Đây là một cơ hội tuyệt vời để không chỉ thể hiện kiến thức về vai trò mà còn nêu bật niềm đam mê của bạn đối với công việc của trợ lý giám đốc.
Chẳng hạn, “Trợ lý có một số trách nhiệm không thể thiếu đối với sự thành công và hoạt động chung của công ty. Họ không chỉ đóng vai trò là đầu mối giao tiếp cho một số vị trí trong công ty như nhân viên và khách hàng mà còn hỗ trợ các vai trò cấp cao và giúp quản lý hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp”.
Bạn đã có đóng góp tích cực nào ở trong vai trò trợ lý trước đây?
Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng hiểu được giá trị mà bạn mang lại cho một công ty. Khi trả lời câu hỏi này, hãy cung cấp cho họ một ví dụ rõ ràng làm nổi bật các kỹ năng của bạn và những tác động tích cực mà bạn đã thực hiện ở các vị trí trước đây
