Phỏng vấn tuyển dụng là vòng quyết định thành công của ứng viên. Vì vậy, ứng viên cần tận tâm chuẩn bị thật tốt trước khi buổi phỏng vấn trực tiếp diễn ra, đặc biệt là những vị trí đòi hỏi nghiệp vụ chuyên môn cao như nhân viên QA. Hãy cùng Kiến Nghiệp Group tìm hiểu những nội dung bổ ích trong bài viết sau đây các bạn nhé.
1.QA là gì?
QA (Quality Assurance) có nhiệm vụ giám sát, quản lý và đảm bảo chất lượng của việc xây dựng hệ thống, quy trình sản xuất của công ty theo một chuẩn mực chất lượng. Quản lý chặt chẽ các tiêu chuẩn chất lượng trong tất cả các giai đoạn từ khâu nghiên cứu thị trường, thiết kế … cho đến khâu sản xuất ra sản phẩm cuối cùng và bán hàng, tiêu thụ trên thị trường, chăm sóc khách hàng.
Nhiều người thường hay lầm tưởng giữa QA và QC là một, đều là giám sát về chất lượng. Nhưng tính chất công việc của họ lại hoàn toàn khác nhau. Mục đích của việc đảm bảo chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, mang lại lợi nhuận cho công ty, hạn chế những chi phí thất thoát.
2. Công việc của nhân viên QA là gì?
Nhiệm vụ của nhân viên QA hay các Chuyên gia Đảm bảo Chất lượng (đôi khi được gọi là Cộng tác viên Đảm bảo Chất lượng) sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại sản phẩm được sản xuất nhưng đều có thể bao gồm:
- Kiểm tra các quy trình sản xuất để đảm bảo các quy định và tiêu chuẩn bên trong và bên ngoài đều được tuân thủ
- Đảm bảo tài liệu kiểm toán và sản xuất được cập nhật.
- Thúc đẩy cải tiến liên tục các quy trình cốt lõi để đảm bảo chất lượng sản xuất được duy trì trong khi hiệu quả được tối ưu hóa
- Đào tạo và cung cấp hỗ trợ cho các thành viên ít kinh nghiệm hơn của nhóm QA về quy trình, giao thức và tài liệu chất lượng
- Đào tạo nhân viên sản xuất về quy trình, giao thức và tài liệu chất lượng
- Lưu trữ tài liệu đảm bảo chất lượng
- Phát triển các phép đo tiêu chuẩn cho các quá trình được so sánh với
- Kiểm tra và thử nghiệm các quy trình và thủ tục – thực hiện các phép đo và so sánh với tiêu chuẩn được xác định trước
- Điều tra các phép đo được phát hiện là sai lệch so với tiêu chuẩn
- Viết Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) cho quy trình sản xuất
- Phối hợp điều tra các vấn đề chất lượng với khách hàng và nhà cung cấp
- Xem xét, phê duyệt và truyền đạt nguyên nhân gốc rễ và hành động khắc phục cho các bên liên quan
3. Những tiêu chuẩn QA quan trọng luôn được kỳ vọng ở từng ứng viên
Để thuận lợi chinh phục nhà tuyển dụng, mỗi ứng viên nhân viên QA cần nắm rõ danh mục tiêu chuẩn mà mọi doanh nghiệp đều tìm kiếm:
Sở hữu kiến thức chuyên môn sâu rộng
Ngoài chuyên môn về QA nói chúng, ứng viên còn cần có kiến thức QA về ngành hàng mà nhà tuyển dụng đang sản xuất kinh doanh. Càng nhiều kinh nghiệm phù hợp, lợi thế cạnh tranh càng lớn.
Khả năng tư duy logic
Nhân viên QA là người thiết lập quy trình phối hợp nhiều bên trong quá trình sản xuất. Mà thực tế công việc luôn đòi hỏi sự linh hoạt không ngừng. Vì vậy, tư duy logic, tính toán hiệu quả từng kế hoạch luôn được yêu cầu cao.
Trình độ ngoại ngữ
Đặc biệt là tiếng Anh vì rất nhiều tài liệu tham khảo, yêu cầu từ đối tác sẽ dùng tiếng Anh làm ngôn ngữ văn bản và trao đổi thông tin khi truyền tải.
Một số kỹ năng mềm quan trọng
Được chú trọng nhiều nhất vẫn là kỹ năng giao tiếp đắc nhân tâm, kỹ năng giải quyết vấn đề linh hoạt, sự quyết đoán trong công việc, tinh thần chịu khó học hỏi không ngừng…
4. Những câu hỏi phỏng vấn không thể thiếu đối với ứng viên nhân viên QA
Câu 1 : Bạn biết nhiều về tiêu chuẩn ISO không?
Câu hỏi mang tính lý thuyết nhưng rất nhiều ứng viên không trả lời được vì cứ nghĩ lý thuyết không quan trọng bằng thực tiễn.
Gợi ý : Trong hệ thống quản lý chất lượng nói chung, tiêu chuẩn ISO duy nhất được áp dụng đó là ISO 9001, không chỉ ở Việt Nam mà gần 180 quốc gia khác trên thế giới cũng sử dụng tiêu chuẩn này.
Câu 2 : Vai trò của QA khác QC thế nào ?
Hai khái niệm này rất dễ nhầm lẫn, là một ứng viên QA bạn cần biết rõ vai trò của mình ở đâu, đây chính là kiến thức nền tảng.
Gợi ý : QA là đảm bảo chất lượng, đề cập đến các tiêu chuẩn và thủ tục cần tuân theo khi phát triển một dòng sản phẩm mới. Đảm bảo sản phẩm chuẩn xác, không bị sai sót, đồng thời, đạt được tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
QC là kiểm soát chất lượng, được thực hiện sau khi sản phẩm đã hình thành. Đó là một quy trình khắc phục thông qua việc kiểm tra liệu sản phẩm có đạt tiêu chuẩn chất lượng không, sai ở đâu, liên hệ bộ phận nào để sửa sai.
Câu 3 : Vì sao bạn chọn ứng tuyển nhân viên QA tại công ty chúng tôi?
Nhà tuyển dụng vừa muốn tìm hiểu mức độ đam mê của bạn với công việc, vừa muốn xem bạn có thật sự nhiệt huyết với công ty hay không.
Gợi ý : Tôi được đào tạo chuyên môn về quản lý chất lượng sản xuất, từ khi ra trường, tôi đã làm việc như một nhân viên QA cho một xưởng may gia công. Vừa làm, tôi vừa học thêm để tích lũy kiến thức chuyên môn cho định hướng nghề nghiệp lâu dài. Đến nay, tôi đã hoàn thành xong các khóa học và muốn tìm kiếm cơ hội thử thách hơn trong công việc. Tôi đã theo sát thông tin tuyển dụng tại công ty từ khá lâu, hôm nay,khi có cơ hội phù hợp năng lực, tôi đã nhanh chóng ứng tuyển.
Câu 4 : Tố chất nào trong bạn mách bảo rằng bạn phù hợp với công việc này?
Chính là những ưu điểm mà một nhân viên QA cần có, nêu ra với một thái độ tự nhiên, đừng để lộ là bạn học thuộc nhé.
Gợi ý : Ngoài bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm làm việc thực tế, tôi còn sở hữu một số kỹ năng hỗ trợ rất tốt cho công việc, ví dụ:
- Kỹ năng giao tiếp giúp tôi trình bày rõ ý và thuyết phục đến các bên liên quan trong quá trình sản xuất
- Kỹ năng quản lý thời gian giúp cho tiến độ công việc được đảm bảo
- Kỹ năng xử lý vấn đề giúp tôi linh hoạt phối hợp nhiều nguồn dữ liệu để khắc phục hiệu quả những sự cố bất ngờ
- Hơn nữa, tôi còn là người thích tiếp cận, học hỏi cái mới nên năng lực tiếp thu của tôi rất tốt.
Câu 5 : Khi nhận được tài liệu về thiết lập quy trình QA mới, nếu không hiểu, bạn sẽ làm gì?
Đức tính chịu khó học hỏi có cơ hội chứng minh rồi đây.
Gợi ý : Tùy theo nội dung chưa hiểu rõ, tôi sẽ liên hệ phòng ban chuyên môn để được hướng dẫn tìm hiểu hoặc được ghi nhận những hướng dẫn trực tiếp. Ví dụ, yêu cầu về mặt công nghệ sản xuất, tôi sẽ liên hệ phòng nghiên cứu, phát triển sản phẩm trước, sau đó đến phòng kỹ thuật vận hành máy. Tôi không ngại khi học hỏi cái mới, kiên nhẫn và linh hoạt để nắm bắt vấn đề nhanh nhất.
Câu 6 : Bạn đã phải làm việc dưới áp lực lớn chưa? Cách bạn đối mặt và vượt qua thế nào?
Dùng một ví dụ trong quá khứ của bạn sẽ có sức thuyết phục hơn là kể một câu chuyện chung chung.
Gợi ý : Thay vì xem áp lực là tảng đá đè nặng trên vai, tôi tự nói với mình đó chính là động lực để tôi phát triển. Đây là một giải pháp tâm lý mà tôi thấy rất hiệu quả với mình khi phải đối mặt áp lực thời gian dài. Trước đây, tôi đã phải cùng lúc hoàn thành quy trình QA cho 3 đơn hàng lớn vì đồng nghiệp QA đang nghỉ thai sản, người còn lại thì mới vào làm, kinh nghiệm chưa nhiều. Tôi tập trung toàn bộ năng lượng, thời gian cho công việc, rất may tôi luôn nhận được sự hỗ trợ từ các bộ phận chuyên môn nên giai đoạn đó không phải sửa chữa, hay xảy ra sai sót gì.
Câu 7 : Thành tích tốt nhất của bạn trong công việc trước đây là gì?
Bạn nên tìm những thành tích mà mình đóng vai trò chủ chốt trong dự án thành công đó.
Gợi ý : Tôi đã trực tiếp điều hành dự án gia công áo len xuất khẩu cho một doanh nghiệp Hàn Quốc, thời gian gấp cùng yêu cầu cao về chất liệu gây một số khó khăn, nhưng sau tất cả, doanh nghiệp ấy đã ký liên tiếp thêm 3 hợp đồng với công ty tôi.
Câu 8 : Bạn từng gặp khó khăn nào lớn trong quy trình sản xuất chưa? Bạn giải quyết ra sao?
Khó khăn nên do tình huống khách quan khách quan gây ra, những khó khăn do sai sót của bạn nên giấu đi nhé.
Gợi ý : Đó có lẽ là đợt máy móc bị hư hỏng vào 02 năm trước. Đang vào đợt cao điểm, nhân công, nguyên liệu sẵn sàng nhưng máy bị hư cùng lúc 2 cái, tiến độ giảm mạnh. Chúng tôi phải thuê đơn vị gia công bên ngoài, trực tiếp cử người đến theo sát quy trình chất lượng.
Câu 9: Chúng tôi là công ty giày da, bạn sẽ làm gì nếu nguyên liệu da chuyển đến không đúng màu sắc yêu cầu?
Sự chủ động và khắc phục nhanh nhất cần thực hiện trước khi giai đoạn sản xuất đại trà buộc phải triển khai.
Gợi ý : Công tác dự phòng là điều tôi luôn chú trọng và nhắc nhở các phòng ban khác trong quy trình QA áp dụng cùng. Vấn đề anh/chị nói đến thuộc phạm vi trách nhiệm của phòng thu mua, tôi sẽ phối hợp cùng họ để xử lý.
Câu 10 : Bạn đã từng sử dụng phần mềm nào phục vụ công tác QA chưa?
Nếu chưa, bạn hãy cho nhà tuyển dụng thấy mình đủ năng lực học phần mềm nhanh.
Gợi ý : Những công ty tôi làm trước đây quy mô tương đối nên việc quản lý chỉ thông qua phần mềm excel là chính. Tuy nhiên, bản thân tôi có nền tảng kiến thức và kinh nghiệm sử dụng các phần mềm tin học văn phòng rất tốt. Cùng với khả năng học hỏi cao, tôi tin mình đủ năng lực tiếp cận nhanh mọi phần mềm chuyên môn.
Câu 11 : Bạn nghỉ QA nên làm việc độc lập hay làm việc nhóm sẽ tốt hơn?
Linh hoạt cả 2 là tốt nhất.
Gợi ý : Tôi nghĩ đã là một nhân viên QA giỏi thì khả năng ứng biến, linh hoạt trong mọi hoàn cảnh là điều cần thiết.
Câu 12 : Mục tiêu 5 năm nữa của bạn thế nào?
Mục tiêu rõ ràng, con đường thực hiện mục tiêu cũng cần được xác định.
Gợi ý : Định hướng sự nghiệp của tôi sẽ gắn liền với khía cạnh quản lý chất lượng. Nếu được tuyển dụng, 3 năm nữa, tôi sẽ phấn đấu trở thành chuyên viên QA và trau dồi thêm nhiều chuyên môn thực tiễn, để 2 năm nữa tôi có thể tự tin đảm nhận những trọng trách quản lý cao hơn trong bộ phận hoặc phòng ban.
5. Tầm quan trọng của QA
QA giữ vai trò đảm bảo sản phẩm và dịch vụ làm ra đáp ứng nhu cầu, mong đợi và yêu cầu của khách hàng. QA mang lại các dịch vụ sản phẩm chất lượng cao, tạo dựng niềm tin và lòng trung thành với khách hàng. Các tiêu chuẩn và quy trình được xác định bởi chương trình đảm bảo chất lượng giúp ngăn ngừa các lỗi sản phẩm trước khi chúng phát sinh.
6. Lịch sử và tiêu chuẩn của QA
Mặc dù các khái niệm đơn giản về đảm bảo chất lượng có thể bắt nguồn từ thời Trung cổ, nhưng các hoạt động đảm bảo chất lượng trở nên quan trọng hơn ở Hoa Kỳ trong Thế chiến thứ hai, khi khối lượng lớn vũ khí, đạn dược phải được kiểm tra.
ISO được thành lập tại Geneva vào năm 1947 và công bố tiêu chuẩn đầu tiên vào năm 1951 về nhiệt độ tham chiếu cho các phép đo công nghiệp. Kể từ đó, ISO dần dần phát triển và mở rộng phạm vi tiêu chuẩn.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được xuất bản năm 1987; mỗi số 9000 cung cấp các tiêu chuẩn khác nhau cho các tình huống khác nhau. Các tiêu chuẩn QA đã thay đổi và được cập nhật theo thời gian, còn các tiêu chuẩn ISO cần phải thay đổi để phù hợp với các doanh nghiệp ngày nay.
Phiên bản mới nhất trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là ISO 9001:2015. Hướng dẫn trong ISO 9001:2015 bao gồm việc tập trung vào khách hàng một cách mạnh mẽ hơn, thực tiễn quản lý hàng đầu và cách họ có thể thay đổi công ty cũng như theo kịp các cải tiến liên tục. Cùng với các cải tiến chung đối với ISO 9001, ISO 9001:2015 bao gồm các cải tiến về cấu trúc và thêm thông tin cho việc ra quyết định dựa trên rủi ro.
Kiến Nghiệp Group chúc bạn thành công!