Trợ lý giám đốc là vị trí không thể thiếu trong các doanh nghiệp, được ví von là trợ thủ đắc lực đồng hành cùng ban lãnh đạo đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển vững mạnh. Vậy công việc của trợ lý giám đốc làm gì? Lương bao nhiêu? Hãy cùng Kiến Nghiệp Group tìm hiểu vị trí này qua bài viết sau đây các bạn nhé.
1. Trợ lý giám đốc là gì?
Trợ lý giám đốc (Assistant Director) là người chịu trách nhiệm sắp xếp và lên lịch trình nhằm đảm bảo công việc thường ngày của giám đốc được diễn ra hiệu quả và tối ưu thời gian nhất có thể. Trợ lý giám đốc làm việc dưới quyền giám đốc, trợ giúp xây dựng và triển khai các mục tiêu chiến lược.
Bên cạnh đó, trợ lý chịu trách nhiệm giám sát và điều phối quá trình thực hiện kế hoạch của các bộ phận, phòng ban cụ thể trong doanh nghiệp. Đồng thời, ở vị trí này, phải luôn chủ động và chu toàn công việc khi giám đốc vắng mặt. Tuỳ vào quy mô và cơ cấu hoạt động doanh nghiệp mà vai trò của trợ lý tổng giám đốc (Assistant General Manager) cũng tương tự trợ lý giám đốc.
2. Công việc của trợ lý làm gì?
Quản lý và giám sát
- Thực hiện quản lý và giám sát công việc theo yêu cầu của cấp trên.
- Tiếp nhận và triển khai chỉ đạo từ giám đốc xuống các phòng ban, bộ phận.
- Theo dõi, đánh giá tiến độ công việc và lập báo cáo kết quả định kỳ theo tuần, tháng, quý, năm theo yêu cầu của giám đốc hoặc trưởng phòng ban, bộ phận.
Đại diện và thay mặt giám đốc
- Đại diện giám đốc đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn hoặc khi giám đốc vắng mặt.
- Hỗ trợ giám đốc quản lý hiệu quả và tiến độ công việc trong doanh nghiệp.
- Là cầu nối giữa giám đốc và các phòng ban, truyền đạt yêu cầu và chỉ đạo của giám đốc.
- Tiếp nhận thông tin và báo cáo kết quả công việc của các phòng ban và nhân sự cho giám đốc.
Hỗ trợ xây dựng kế hoạch và định hướng chiến lược
- Hỗ trợ xây dựng kế hoạch chiến lược phát triển theo định hướng của ban lãnh đạo cấp cao.
- Tham gia vào quá trình lập kế hoạch, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản trị và điều hành của doanh nghiệp.
Theo dõi và phân tích
- Theo dõi và phân tích tiến độ thực hiện các hạng mục công việc liên quan đến nhân sự và ngân sách doanh nghiệp.
- Đề xuất giải pháp phát triển và đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Quản lý thông tin và tài liệu
- Quản lý và lưu trữ các tài liệu, giấy tờ, hợp đồng quan trọng, cần thiết cho công việc.
- Đảm bảo tính bảo mật thông tin theo quy định của công ty.
- Quản lý và phân quyền cho nhân viên sử dụng thông tin, tài liệu, hợp đồng quan trọng.
- Chuẩn bị và cung cấp tài liệu cần thiết cho các cuộc họp, buổi thảo luận và các sự kiện khác.
Hỗ trợ đối ngoại
- Sắp xếp lịch trình công việc và lên kế hoạch cho giám đốc bao gồm đặt vé máy bay, sắp xếp phương tiện và đặt chỗ ở.
- Đại diện giám đốc tham gia đón tiếp khách hàng, đối tác theo yêu cầu.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ đối tác và khách hàng.
Hỗ trợ công việc khác
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công và điều động của giám đốc.
3. Học ngành gì để làm trợ lý giám đốc?
Các bạn có thể theo học ngành quản trị văn phòng, quản trị doanh nghiệp, quản trị kinh doanh, ngành ngôn ngữ, tài chính, marketing,… Quan trọng hơn, bạn nên tìm hiểu và hiểu rõ về lĩnh vực và môi trường làm việc của doanh nghiệp mà bạn muốn ứng tuyển vào vị trí trợ lý giám đốc, từ đó trang bị kiến thức phù hợp và cải thiện kỹ năng mềm cần thiết để hỗ trợ công việc một cách hiệu quả.
4. Trợ lý giám đốc lương bao nhiêu?
Với khối lượng công việc và áp lực cao, là một trong những công việc có mức thu nhập cao trên thị trường từ 20 – 30 triệu đồng/tháng. Bên cạnh đó, ngoài mức lương cố định, trợ lý còn được hưởng các khoản tiền thưởng KPI hoặc tiền hoa hồng với những quyền lợi, chế độ phúc lợi hấp dẫn. Tuy nhiên, mức lương thưởng của trợ lý phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn cũng như lĩnh vực hoạt động, quy mô doanh nghiệp và yêu cầu công việc.
5. Để trở thành trợ lý giám đốc cần những kỹ năng ?
Kỹ năng tổ chức
Trợ lý thực sự đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và giúp đỡ giám đốc cũng như ban lãnh đạo nhằm đảm bảo công việc được tiến hành suôn sẻ và hiệu quả, từ việc quản lý lịch trình, xử lý văn bản, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp quan trọng, đến tổ chức sự kiện và quản lý dự án.
Trợ lý giám đốc phải là người có khả năng tổ chức công việc hợp lý và hiệu quả. Điều này bao gồm xác định nhiệm vụ ưu tiên, phân bổ công việc hợp lý, thiết lập lịch trình làm việc, đảm bảo điều phối thời gian giữa các nhiệm vụ hằng ngày của giám đốc cũng như thời gian dành cho các cuộc họp, hội thảo, sự kiện, gặp gỡ đối tác tối ưu nhất có thể. Kỹ năng tổ chức sẽ giúp trợ lý duy trì quá trình làm việc suôn sẻ và tăng cường hiệu suất làm việc của giám đốc.
Kỹ năng tổng hợp, thống kê, phân tích số liệu và lập báo cáo
Trợ lý giám đốc thường phải xử lý nhiều dữ liệu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như email, tài liệu, báo cáo, cuộc họp, hội thảo,… Kỹ năng tổng hợp thông tin giúp họ chọn lọc và thu thập thông tin, số liệu, dữ liệu quan trọng. Hơn nữa, hình dung tổng quan về tình hình để tiến hành thống kê, phân tích, đánh giá dữ liệu kỹ lưỡng. Nhờ đó, có thể lập báo cáo và trình bày kết quả cho giám đốc rõ ràng, súc tích và chính xác.
Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống tốt
Trợ lý thường phải đối mặt với các tình huống khẩn cấp và đòi hỏi sự quyết đoán và phản ứng nhanh. Đặc biệt là trong trường hợp giám đốc vắng mặt, trợ lý có nhiệm vụ đưa ra các quyết định theo quyền hạn để xử lý công việc suôn sẻ. Điều này đòi hỏi khả năng tập trung vào chi tiết, hiểu và đánh giá tình huống để giải quyết vấn đề hiệu quả, đưa ra lựa chọn tối ưu nhất có thể.
Kỹ năng đa nhiệm linh hoạt
Trợ lý thường phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ và yêu cầu khác nhau trong cùng một thời điểm. Điều này khiến họ thường phải đối mặt với nhiều áp lực trong công việc, kỹ năng đa nhiệm giúp trợ lý giám đốc thích ứng nhanh chóng với những tình huống mới, điều chỉnh và áp dụng các kế hoạch và phương pháp làm việc linh hoạt. Nhờ đó họ có khả năng tập trung cao, chuyển đổi các tác vụ ưu tiên một cách linh hoạt, không bị xao nhãng với các yếu tố xung quanh để đáp ứng yêu cầu thay đổi và đạt được kết quả mong muốn.
Kỹ năng giao tiếp
Bất kỳ trợ lý giám đốc nào cũng phải có kỹ năng giao tiếp tinh tế khi là cấu nối diễn đạt ý kiến, trình bày thông tin giữa giám đốc và đội ngũ nhân viên cũng như với đối tác, khách hàng. Với cách giao tiếp linh hoạt và chuyên nghiệp, trợ lý giám đốc có thể biểu đạt và phản hồi ý kiến rõ ràng, dễ hiểu, chính xác, logic và chuyên nghiệp. Điều này rất có ích trong việc đàm phán, thương lượng và giải quyết xung đột để tạo ra sự hợp tác và xây dựng mối quan hệ tốt trong công việc.
Kỹ năng chịu áp lực trong công việc
Một trong những kỹ năng quan trọng của trợ lý là sẵn sàng tiếp nhận công việc và chịu áp lực trong suốt thời gian làm việc. Không chỉ là thời gian hành chính, trợ lý giám đốc thường phải tăng ca, thức khuya dậy sớm để đảm bảo rằng mọi việc được hoàn thành và đáp ứng kịp thời yêu cầu của giám đốc, đặc biệt khi có những tình huống khẩn cấp hoặc quan trọng.
Trong quá trình làm việc, trợ lý có thể gặp phải các tình huống khó khăn, căng thẳng, điều này đòi hỏi sự kiên nhẫn và tinh thần tích cực, không lùi bước trước những khó khăn, áp lực để tìm cách giải quyết vấn đề hiệu quả.
Tác phong tự tin, chuyên nghiệp
Trợ lý cần phải giữ vững sự tự tin và tác phong chuyên nghiệp, không sợ đối mặt với thách thức, áp lực trong công việc. Cách hành xử chuyên nghiệp, đúng mực và tinh tế trong tất cả các tình huống sẽ giúp gây được ấn tượng tốt và xây dựng niềm tin với cấp trên, quản lý, đồng nghiệp cũng như đối tác.
Hy vọng bài viết trên của Kiến Nghiệp Group đã mang đến những thông tin hữu ích về công việc của trợ lý giám đốc, không chỉ đơn thuần là công việc văn phòng thông thường mà đòi hỏi những phẩm chất và kỹ năng quan trọng. Với vai trò quan trọng và tiềm năng thăng tiến sự nghiệp hấp dẫn, trợ lý đã và đang trở thành một trong những lựa chọn hấp dẫn dành cho những ai có đam mê và khát vọng tiến thân trong lĩnh vực quản lý.
Kiến Nghiệp Group chúc bạn thành công !